parallax background

3 kroki do czystej skrzynki mailowej

23 maja 2019

Czy masz takie dni w pracy, że całe 8 godzin ‘siedzisz na mailach’? Kończysz pracę, jedziesz do domu I zastanawiasz się: co dzisiaj udało mi się zrobić? Opanować skrzynkę mailową? Czy panowanie nad Outlookiem to Twoja główna odpowiedzialność w pracy? Na pewno nie, jest mnóstwo innych CIEKAWSZYCH zajęć, którymi powinieneś się zająć. Dlatego podpowiadamy, jak w trzech prostych krokach z kilku -set, -tysięcy wiadomości w skrzynce wyjść na prostą.


KROK nr 1 Stare, ale jare


Skrzynka odbiorcza z zasady ma być pusta.“No tak, ale ja mam tam obecnie kilka tysięcy wiadomości, które muszę przejrzeć” – odpowiesz. Stwórz folder “STARE” i przerzuć tam wszystkie maile z e skrzynki odbiorczej. Dobrze wiem – Ty i ja, że nie pojawi się magicznie dodatkowy czas, na przejrzenie tych setek czy tysięcy maili. Zrobione? Teraz spójrz na pustą skrzynkę odbiorczą i obiecaj sobie, że od dzisiaj każdą otwartą wiadomość doprowadzisz do końca (ZRÓB, ZAPLANUJ, ZDELEGUJ, ZNISZCZ) i będzie to już standard w TWOJEJ pracy ze skrzynką mailową. A do starych wiadomości cały czas masz dostęp i szybko znajdziesz maile korzystają z funkcji szukaj.


KROK nr 2 Raz a porządnie


Teraz masz już czystą skrzynkę odbiorczą i nie dopuść do tego, aby znowu pojawiły się w niej tony maili. Posługuj się trzema prostymi zasadami:
A. Zaplanuj czas na zarządzanie mailami. Czy dwa razy dziennie po 30 min Ci wystarczy? Powinno. Nie otwieraj żadnej wiadomości, jeśli z góry już wiesz, że nie masz czasu na jej załatwienie.
B. Maila czytaj tylko raz. Statystyki pokazują, że pracownicy czytają jednego maila średnio 4-5 razy (czy one faktycznie są tak ciekawe, aby aż tyle??)
C. Przeczytałeś maila, więc OD RAZU zadecyduj co z nim zrobić. Masz 4 opcje, które zostały opisane szczegółowo w tym artykule.


KROK nr 3 Kto szuka … niepotrzebnie traci czas


Wyobraź sobie, że jedziesz samochodem chcesz zmienić bieg, ale dźwigni zmiany biegu nie ma tam, gdzie była zawsze, więc zaczynasz jej gorączkowo szukać. Śmieszne? Dokładnie tak samo jest za każdym razem, gdy chcesz znaleźć w swojej skrzynce maila czy załącznik (“na pewno tam jest!”) i tracisz 15 min na przekopywanie się przez (a jakby inaczej) sterty otwartych maili. Maile, które zdecydowałeś zostawić, powinny mieć swoje miejsce w folderach. Nie zostawiasz go w skrzynce, bo to tak, jakbyś brudny widelec wkładał z powrotem do szufladki z czystymi sztućcami. Normalnie chyba myjesz go, suszysz i wkładasz tam, gdzie jego miejsce?