3xZ, czyli zdalne zarządzanie zespołem

Czy zarządzanie zespołem staje się trudniejsze, gdy członkowie team’u są rozproszeni w różnych lokalizacjach, a kontakt z nimi jest tylko za pośrednictwem Internetu?  Podczas gdy mamy nadzieję, że będą to ostatnie tygodnie pracy zdalnej, przyjrzyjmy się bliżej zdalnemu zarządzaniu zespołem. Zidentyfikowaliśmy najczęstsze problemy w tym temacie, z którymi zmagają się menedżerowie. Co więcej – dodaliśmy do tego, rekomendowane przez PEP, rozwiązania dla tych problemów.

Wyzwanie nr 1: Utrzymanie zaangażowania zespołu w izolacji

Codzienne rozmowy przy kawie, czy wspólna jazda windą, traktowane były jak coś oczywistego. Ale dopiero jak tego zabrakło, zorientowaliśmy się, że te mini spotkania pozwalały utrzymać dobre relacje i zaangażowanie. Jak w obecnej sytuacji zorganizować choćby namiastkę takich spotkań? Kluczem do sprostania temu wyzwaniu jest odtworzenie ich w formule online tak często, jak to możliwe. Na poziomie indywidualnym – zwiększ częstotliwość statusów. Upewnij się, że każdy członek zespołu rozumie, na czym polega podejmowanie decyzji i jak przyczynia się do szerszej strategii zespołu. Codzienne, krótkie stand-upy online, czyli wideokonferencje całego zespołu (przy włączonych kamerach), pomogą w szybkiej wymianie wiedzy i utrzymaniu dobrych relacji. To kwestia ponownej kalibracji rytmu pracy Twojego zespołu.

Wyzwanie nr 2: Zapewnienie większego poziomu wsparcia

Spójrzmy prawdzie w oczy: wszyscy odczuwamy większą niestabilność i stres. W powodu Covid-19 prawdopodobnie kilka osób z Twojego zespołu stanęło w obliczu poważnych wyzwań. Najprawdopodobniej każdy członek zespołu doświadczy trudności w swojej osobistej sytuacji – czy to w opiece nad dziećmi, sytuacją w pracy partnera, czy po prostu w szybkim dostosowaniem się do pracy zdalnej. W związku z tym menedżerowie muszą podnieść poziom zrozumienia i empatii. Poświęć czas na indywidualną rozmowę z członkami zespołu i sprawdzenie, jak sobie radzą. Postaraj się zrozumieć ich problemy. Elastyczność z twojej strony jest niezbędna: nie każdy problem będzie można szybko rozwiązać. Pamiętaj, że zmieniły się również twoje priorytety menedżerskie – w tym momencie osobiste samopoczucie członków zespołu ma pierwszeństwo przed ich produktywnością.

Wyzwanie nr 3: Utrzymanie motywacji i morale

Nawet najbardziej entuzjastyczni spośród nas mogą obecnie odczuwać apatię. Bez zbiorowej energii tętniącego życiem miejsca pracy i towarzyszących temu interakcji społecznych, łatwo jest poczuć rezygnację. Twoim zadaniem jest przezwyciężenie tego zmęczenia. Dlatego zapewnienie, że każdy ma jasność celu, jest ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Wyjaśnij powód każdego zadania/projektu i jego priorytet. Przypomnij swoim ludziom, w jaki sposób ich indywidualne osiągnięcia przyczyniają się do szerszej strategii zespołu, a nawet do wizji firmy. Zapewnienie ludziom zarówno jasności, jak i kontekstu pozwoli im poczuć się silniejszymi i zmotywowanymi podczas pracy na odległość. Nie zapomnij także o celebrowaniu każdego sukcesu, związanego z tymi dużymi jak i małymi projektami, jest to bowiem ogromny czynnik zwiększającym morale.

Omówiliśmy powyżej trzy wyzwania, ale warto pamiętać, że w obecnej sytuacji można ich znaleźć dużo więcej. Doświadczenie zawodowego lockdown dało ci szansę na głębsze poznanie i zrozumienie swoich ludzi – zarówno w kontekście zawodowym, jak i osobistym. Ta nowa wiedza może pozytywnie wpłynąć na sposób zarządzania zespołem czy to zdalnie, czy (już niebawem) w biurze. Powodzenia!