Jeśli właśnie sprawdzasz swoją pocztę, istnieje duża szansa, że czujesz się teraz przytłoczony liczbą wiadomości i sfrustrowany ich treścią…

Wszyscy to znamy i wszyscy dobrze wiemy, jak bardzo może to być irytujące. I tu może nasunąć się ci refleksja, że email nie jest już tak dobrym narzędziem, co kiedyś… A gdyby tak zmienić sposób, w jaki się nim posługujemy?

Oto pięć sposobów na przezwyciężenie złych nawyków, które rządząc twoją skrzynką pocztową, kradną ci cenny czas:

PROBLEM: Skrzynka odbiorcza przepełniona niepotrzebnymi informacjami

Pragnienie, aby być nieustannie na bieżąco ze wszystkim, co się wokół dzieje, jest bardzo silne. Często prowadzi to jednak do subskrybowania wielu niepotrzebnych wątków, biuletynów i powiadomień, które zapychają skrzynkę. W rezultacie spędzasz więcej czasu przekopując ją w poszukiwaniu ważnej wiadomości, zamiast załatwić sprawę OD RAZU. Co robić?

Nasza podpowiedź: Czyść swoją skrzynkę odbiorczą na bieżąco

Przechowuj tylko te rzeczy, które naprawdę są ważne i do których regularnie wracasz. Wszystko inne, czego nie możesz np. znaleźć w internecie, powinno być usunięte. Jednym kliknięciem wypisz się z niepotrzebnych newsletterów, aplikacji, etc. Ulżysz sobie i swojej skrzynce 🙂

PROBLEM: Używanie maila do wszystkiego

Tak wiele spraw może trafić do twojej skrzynki odbiorczej: od maila od kolegi z krótkim pytaniem, zaproszenie na zebranie, po wiadomość zaopatrzoną w kilka załączników, dotyczącą złożonego projektu. Pytanie brzmi: czy tak powinno się dziać? Jak tym zarządzić? Jest na to sposób.

Nasza podpowiedź: Używaj właściwego narzędzia we właściwym celu

Wykorzystaj czat do zadawania krótkich pytań (np. HipChat lub Slack). Używaj aplikacji kalendarzowych do planowania spotkań. Przechowuj dokumenty i dziel je z innymi użytkownikami poprzez służące do tego platformy (jak np. Google Drive or Dropbox).  Proste, prawda?

PROBLEM: Zmarnowany czas … w skrzynce odbiorczej

Spędzanie większości czasu na czytaniu maili jest konieczne, jeśli twoja praca na tym polega. Jeśli nie, to zarządzanie mailami powinno trwać tak krótko jak to tylko możliwe. Może sprawdzanie poczty co pięć minut, pisanie w kółko tych samych, standardowych odpowiedzi i ręczne organizowanie przychodzących standardowo informacji nie jest najlepszym sposobem robienia tego efektywnie?

Nasza podpowiedź: Oszczędzaj czas, zarządzając skrzynką produktywnie

Zacznij od zblokowania w kalendarzu konkretnego czasu, w którym zajmiesz się sprawdzaniem swojej poczty. Wyłącz wszystkie powiadomienia nadchodzących wiadomości po to, aby nic cię nie rozpraszało i nie ciągnęło do przychodzących na bieżąco maili.

Czy w pełni korzystasz ze wszystkich funkcji, które oferuje ci twoja skrzynka pocztowa? Używaj skrótów klawiaturowych, skonfiguruj filtry do automatycznego sortowania wiadomości, aby przyśpieszyć procesowanie emaili. Jeśli masz wrażenie, że piszesz w kółko te same teksty, utwórz szablony dla podobnych wiadomości.

PROBLEM: Pisanie rozwlekłych emaili

Zwięzłość i jasność w pisaniu maili jest równie ważna jak ich poprawna gramatyka i ortografia. Przydługie, rozwlekłe wiadomości utrudniają odbiorcy zrozumienie ich treści. Nie ma sensu wysyłać emaila, który w swojej złożoności będzie przypominał zaszyfrowaną zagadkę…

Nasza podpowiedź: Przestrzegaj etykiety email

Pisz swoje maile krótko, treściwie i zwracaj szczególną uwagę na formatowanie. Twój e-mail powinien być tak łatwy do przeczytania, jak to tylko możliwe i zawsze oddający sedno sprawy. Przed wysłaniem upewnij się, że wiersz tematu jasno przedstawia to, co chcesz w mailu przekazać i jest tak sformułowany, że będzie łatwo go odnaleźć, kiedy będzie potrzebny (tobie i odbiorcy).

PROBLEM: Nie usuwanie i nie archiwizowanie emaili

Chaos, bałagan w skrzynce odbiorczej bezpośrednio przekłada się na twoją efektywność i skuteczność działania. Łatwo jest wtedy zapomnieć o ważnych rzeczach, czy pośród dziesiątek otrzymywanych codziennie wiadomości, zagubić ważne maile.

Nasza podpowiedź: Uporządkuj to!

Czyścić skrzynkę na bieżąco. Prosta zasada, która może ci w tym pomóc, to reguła „4 Z”. Za każdym razem kiedy czytasz maila po raz pierwszy, wybierz między podjęciem działania teraz (jeśli nie zajmie dużo czasu), a przekazaniem zadania właściwej osobie, zaplanowaniem go (poprzez dodanie go do listy rzeczy do zrobienia), lub usunięciem.

Czy nam się to podoba czy nie, email zostanie z nami jeszcze przez jakiś czas. Chcąc nie chcąc, trzeba go więc polubić 🙂 zmieniając na przykład sposób obchodzenia się z pocztą. Tych kilka prostych rad może sprawić, że stosując je, poczujesz ogromną, jakościową różnicę w codziennym zarządzaniu mailami i dodatkowo – odzyskasz czas!

Co teraz? Przecież właśnie czytasz tę wiadomość, co znaczy, że jesteś w skrzynce odbiorczej… 🙂 Zastosuj więc powyższe rady OD RAZU !