W trakcie programu PEP® uczestnicy mają okazję zapoznać się z matrycą Eisenhowera. Jest to kwadrant, w który należy wpisać zadania ważne i nieważne, pilne i niepilne.

Diagram zrozumiały dla każdego. Jednak często spotykamy się z pytaniem: Jak wykorzystać tę wiedzę w praktyce?

W bardzo prosty sposób. Rozpisz wszystkie zadania, które masz do wykonania w diagramie, dzieląc je na ważne i pilne, ważne i niepilne, pilne ale nieważne oraz niepilne i nieważne. Następnie zadania, które wpiszesz w pierwszy kwadrant, czyli zadania ważne i pilne – rozpisz w kalendarzu jako pierwsze, rezerwując na ich wykonanie realny czas. Nie próbuj jednak zrealizować wszystkiego w jeden dzień, bo może to być nierealne do wykonania: akurat tego dnia wpadnie dodatkowe zadanie, zajęcie lub sprawa, którą trzeba będzie pilnie wykonać.

Kolejny krok to zaplanowanie w kalendarzu swoich zadań z drugiego kwadrantu, czyli zadań ważnych, ale niepilnych. To właśnie one powinny stanowić główną część twojej pracy. Przeanalizuj je w celu określenia, co chciałbyś zmienić, jeśli poczujesz się przeciążony pracą. Być może są pewne czynności,zadania, które mógłbyś wyeliminować (np. zebrania odbywające się rutynowo, a nie dające już żadnej wartości dodanej) lub delegować.

Czynności wpisane w trzeci i czwarty kwadrant to zadania nieważne (pilne i niepilne), dlatego rozważ, czy w ogóle warto poświęcać im swój cenny czas.

Wypracowanie umiejętności zarządzania zadaniami z wykorzystaniem macierzy Eisenhowera, techniki, która jest pomocnym narzędziem w gospodarowaniu swoim czasem, stale poprawia efektywność, produktywność i jakość twojej pracy.