[:pl]Spotkania to temat rzeka. Chyba każdy z nas spędził więcej lub mniej czasu na spotkaniach firmowych, podczas których zadawał sobie pytanie „Co ja tutaj robię?”.

W swojej pracy trenera PEP®, często obserwuję kalendarze naszych uczestników wypełnione spotkaniami tak, że kluczowe zadania i projekty stają się jakby działalnością poboczną. Tak gdzieś do zrobienia przy okazji, albo podczas zebrania… Przyznajmy jednak też, że spotkania są potrzebną częścią działania sprawnej, dobrze komunikującej się organizacji. Są one zaplanowane, przeprowadzone wg struktury, a ich efektem są konkretne decyzje albo plany działania. Zasadność spotkań potwierdza wielu praktyków biznesu. Warren Buffet mówi, że „nigdy nie spojrzysz sprawom w oczy, jeśli nigdy nie spotykasz się twarzą w twarz.”

W tej sytuacji pojawia się pytanie – jak przywrócić naszym spotkaniom energię, innowacyjność, zaangażowanie uczestników? Szukając odpowiedzi, inspirować nas mogą z pewnością praktyki firm, które biznesowo osiągają wyniki ponadprzeciętne. Jak oni to robią? No i okazuje się, że diabeł tkwi w szczegółach. Dziś napiszę tylko o części z nich.

Cel, czy celów wiele? Co jest gorsze: spotkanie bez agendy, czy spotkanie z dziesiątkami luźnych punktów do poruszenia?

Każde spotkanie odbywa się po coś. Idealnie byłoby, gdyby tematem spotkania było pytanie, na które poszukiwać będziemy odpowiedzi lub konkretna informacja zwrotna w związku z określonym projektem. Taki cel spotkania może być podzielony na mniejsze części, ale każda z nich powinna dotyczyć wiodącej myśli przewodniej.

Ustalaj granice

Ustalanie ram czy zasad wcale nie ogranicza kreatywności. Czas, pieniądze, wszelkie inne zasoby to komponenty, których lekki deficyt wyzwala innowacyjne myślenie. W takich firmach jak Google czy Apple, spotkania odbywają się, ale mają wytyczone granice takie jak czas ich trwania, liczba zaproszonych osób, czas przeznaczony na każdą prezentację. Czy ludzie z tych firm mają to we krwi? Oczywiście, że nie. To można wypracować i stosować OD RAZU.

Ramy czasowe

Niedawno jeden z uczestników naszego programu PEP® powiedział, że „wszyscy wiemy, że spotkanie nie rozpocznie się o czasie, a zakończy dużo później niż przewidywano…”. Otóż przede wszystkim należy skończyć z taką właśnie postawą, która nieuchronnie prowadzi do takiej sytuacji.

Mówi się, że czas to pieniądz. Ja sądzę, że czas jest wart więcej. Nie szastajmy nim i popatrzmy, jak wybitne organizacje nim zarządzają. W Google podczas spotkań korzysta się ze stopera. Dobrą praktyką, która ma wpływ na punktualność jest zakomunikowanie rozpoczęcia spotkania np. 13:52, albo 14:11 – taka godzina na zaproszeniu skłania nas do refleksji, że każda minuta jest ważna. W firmach, z którymi pracujemy wdrażając PEP®, sugerujemy, aby spotkanie nie trwało pełną godzinę, ale np. 50 minut. Jest to szczególnie cenne, jeśli zaraz powinniśmy być na kolejnym spotkaniu rozpoczynającym się o pełnej godzinie i nie mamy szans na nie zdążyć, nawet przy użyciu najszybszej windy.

Do tematu spotkań firmowych, będziemy jeszcze wracać. Na teraz życzę powodzenia z wdrożeniem choćby jednej z praktyk, czy postaw wspomnianych powyżej.[:]