[:pl]Efektywność spotkań jest kluczowym obszarem, mającym wpływ na efektywność w firmach w ogóle. Wg raportu „HR Trendy” przygotowywanego przez Deloitte, manager spędza średnio 720 godzin rocznie na spotkaniach wewnętrznych. Jest to około dwunastu spotkań tygodniowo. Dużo? Według mnie – naprawdę sporo, dlatego uważam, że warto szukać tutaj usprawnień. Dziś polecam przyjrzenie się temu, co dzieje się zaraz po spotkaniu. Potwierdza się tutaj uniwersalność zasady „zrób to od razu” i może się ona przejawiać w następujących zachowaniach:
- Zawsze blokuj sobie choćby pięć minut na podsumowanie spotkania i zaplanowanie kolejnego kroku. Takie pięć czy nawet dziesięć minut to oszczędzenie sobie późniejszego – a trwającego o wiele dłużej – szukania notatek, załatwiania samemu wszystkiego w ostatniej chwili – w tym spraw, które możesz spokojnie zlecić.
- Od razu po spotkaniu zaplanuj w kalendarzu pierwszy krok związany z akcją (lub jej częścią), która jest wynikiem ustaleń z zebrania. Ta prosta metoda gwarantuje, że działanie będzie mieć swój ciąg dalszy.
- Jeśli są sprawy, które chcesz oddelegować od razu po spotkaniu, zakomunikuj to osobom, które mają być zaangażowane. Nie czekaj, aż zapomnisz o co chodziło (jeśli osoby nie są dostępne zapisz to sobie, napisz maila, oznacz go flagą lub zrób zadanie w Outlooku).
- Sprawdź z materiałami sprzed spotkania (agenda, notatki), czy nie ma tam istotnych spraw, które zostały pominięte w trakcie zebrania, a do których należy wrócić, tak aby zapobiec eskalacjom.
Wszystkim, którzy szukają usprawnień dotyczących zebrań polecam zasadę inicjowania działań OD RAZU.[:]