[:pl]Kultura informacji zwrotnych całkiem dobrze zadomowiła się w zwyczajach korporacyjnych i jest to bardzo pozytywny trend, wpisujący się w praktyki ciągłego doskonalenia.

Udzielanie sobie informacji zwrotnych dotyczy bardzo wielu obszarów, ale zdecydowanie zbyt rzadko sfery spotkań we własnym gronie firmowym. Może to dziwić, tym bardziej, że akurat zebrania wyjątkowo zasługują na uwagę. To dlatego, że często angażują one wiele kluczowych osób z organizacji. Osób, których działania w wysokim stopniu przekładają się na realizację celów biznesowych.

Warto jest dążyć do „zwinnych” spotkań i zawalczyć o każde, choćby najdrobniejsze udoskonalenia. Możemy na nie wpłynąć m.in. poprzez nawyk informacji zwrotnych dotyczących zebrań. Od czego zacząć? Inspirując się „szczupłymi” rozwiązaniami firm turkusowych, proponuję pracę nad nawykiem angażowania uczestników z zastosowaniem trzech następujących punktów:

1. „Jak się masz?”

Na początku spotkania poświęćmy po pół minuty na wypowiedź każdego z uczestników, tak aby każdy mógł powiedzieć o swoim dzisiejszym nastroju. Dlaczego jest to ważne?  Bywają sytuacje, że ktoś siedzi na zebraniu z kwaśną miną, a pozostali od razu sądzą, że mina wynika z krytycznej oceny spraw omawianych podczas spotkania. Czasami jednak, możemy mieć kiepski nastrój związany z czymś kompletnie nie związanym ze spotkaniem. Wyjaśnienie sobie takich sytuacji na samym początku ma ogromne znaczenie dla przebiegu rozmów, a czas w to zainwestowany jest naprawdę tego wart, tak aby uniknąć nieporozumień.

2. „Podsumowując nasze spotkanie…”

Przed końcem spotkania, nie może zabraknąć elementu jego podsumowania. Łatwe wymienienie w punktach głównych rezultatów zebrania jest swoistym znakiem, że było ono udane. Jeśli zaś streszczenie rozmów czy ustaleń wydaje się być karkołomnym zadaniem, może to świadczyć o tym, że spotkanie nie spełniło swojego celu. Warto, aby podsumowanie zrobił jeden z uczestników, ale wyłoniony dopiero w momencie, gdy przychodzi czas na resume.

3. „Jak oceniasz dzisiejsze spotkanie?”

Dążenie do ciągłego doskonalenia naprawdę wynagrodzi czas poświęcony na informację zwrotną, również w odniesieniu do spotkań. Najlepiej jest podzielić się swoimi wrażeniami OD RAZU, gdy wszyscy jeszcze są razem. Swoja opinię powinien wyrazić każdy, po jednym zdaniu np. wg schematu:

• Co było dobre w naszym spotkaniu
• Co uważam, że trzeba zmienić/poprawić
• Zaraz po wyjściu ze spotkania, moją akcją wynikającą z ustaleń jest…

Uwzględnienie w agendzie wymienionych praktyk może zająć dodatkowe 5 do 8 minut (w zależności od ilości zgromadzonych osób). Jestem przekonana, że jest to usprawnienie prowadzące do tego, aby każde spotkanie stawało się efektywniejsze, a biznes – zwinniejszy.[:]