Informacja zwrotna a efektywne spotkania

Kultura informacji zwrotnych całkiem dobrze zadomowiła się w zwyczajach korporacyjnych i jest to bardzo pozytywny trend, wpisujący się w praktyki ciągłego doskonalenia.

Udzielanie sobie informacji zwrotnych dotyczy bardzo wielu obszarów, ale zdecydowanie zbyt rzadko sfery spotkań we własnym gronie firmowym. Może to dziwić, tym bardziej że akurat zebrania wyjątkowo zasługują na uwagę. To dlatego, że często angażują one wiele kluczowych osób z organizacji. Osób, których działania w wysokim stopniu przekładają się na realizację celów biznesowych.

Warto jest dążyć do „zwinnych” spotkań i zawalczyć o każde, choćby najdrobniejsze udoskonalenia. Możemy na nie wpłynąć m.in. poprzez kształtowanie nawyku dawania informacji zwrotnych dotyczących zebrań. Od czego zacząć? Inspirując się „szczupłymi” rozwiązaniami firm turkusowych, proponuję pracę nad nawykiem zastąpienia narzekania związanego z zebraniami na wprowadzenie jednego końcowego punku w agendzie spotkania z tytułem:

Jak oceniasz dzisiejsze spotkanie?

Najlepiej jest podzielić się swoimi wrażeniami OD RAZU, gdy wszyscy jeszcze są razem. Swoja opinię powinien wyrazić każdy, po jednym zdaniu np. wg schematu:

• Co było dobre w naszym spotkaniu … (np. to, że rozpoczęliśmy je o czasie nie czekając na spóźnialskich)
• Co uważam, że trzeba zmienić/poprawić …. (np. plik załączony w agendzie powinien być jasno opisany jako dokument, z którym mam się zapoznać czy nanieść poprawki).
• Zaraz po wyjściu ze spotkania, moją akcją wynikającą z ustaleń jest…. (np. naniesienie do kalendarza bloków czasowych na realizację ustaleń).

Praktyka oceny spotkania może zająć dodatkowe 5 do 8 minut (w zależności od ilości zgromadzonych osób). Jestem przekonana, że jest to usprawnienie prowadzące do tego, aby każde spotkanie stawało się efektywniejsze, a biznes zwinniejszy.

Grażyna Wróblewska