Gdy delegujemy zadania, chcielibyśmy móc panować nad ich realizacją. W programach MsOutlook i Lotus Notes jest zakładka „Zadania” („To do”), która pozwala w wygodny sposób zlecać zadania.
Tworząc nowe zadanie wybieramy opcję „Przydziel zadanie” i z listy adresowej kontaktów możemy wybrać osobę, której chcemy zlecić wykonanie zadania.
Określamy datę ukończenia zadania, możemy również zaznaczyć jego ważność. Istotne jest również uzgodnienie z osobą, do której wysyłamy zadanie, terminu ukończenia zadania, aby było ono dla niej realne do wykonania.
W przypadku, gdy zadanie wymaga powtórzenia jego wykonania, możemy wyznaczyć cykl – tygodniowy, miesięczny, roczny.
Oprócz opisu samego zadania możemy dołączyć załączniki niezbędne dla jego prawidłowej realizacji.
Pracownik otrzymuje powiadomienie e-mailem o przydzielonym zadaniu i jeśli je zaakceptuje – zadanie „wskakuje” na jego listę zadań. My w mailu otrzymujemy zwrotne potwierdzenie o przyjęciu realizacji zadania przez pracownika, a na liście zadań mamy to zadanie w statusie przydzielonego danej osobie.
Listę zadań możemy oglądać poprzez wybieranie różnych widoków m.in. tylko własne zadania, albo zadania przydzielone innym.
Jeśli pracownik wykona zadanie, musi zaznaczyć opcję „100% realizacji”. Zadanie automatycznie schodzi z jego listy „zadań do wykonania” i pojawia się w widoku „zadania wykonane”.
Na naszej liście automatycznie dzieje się to samo. Zadanie traci status „w trakcie realizacji” i nie widzimy go w widoku zadań aktywnych. Możemy je zobaczyć w widoku zadań wykonanych.
Zarządzając w taki sposób zadaniami mamy w jednym miejscu pełen obraz zadań delegowanych i terminów odbioru ich realizacji. Możemy w łatwy sposób je monitorować.
Monitoring traktuj raczej jako formę wspierającą i korygującą działania podwładnych niż ingerującą i dezorganizującą ich samodzielną pracę, którą im powierzyłeś.
Chcesz wiedzieć więcej na temat delegowania zadań? Napisz do nas.