Skuteczność zebrania należy w 90% od tego, co się działo przed jego rozpoczęciem, to znaczy jak i ile czasu poświęciliśmy na jego przygotowanie.

Oto kilka wskazówek, które pozwolą Ci tak przygotować spotkanie, aby jego przebieg był maksymalnie efektywny.

Postaw sobie pytania: 

• Czy spotkanie jest potrzebne?
• Czyje uczestnictwo jest niezbędne?
• Jakie zadania będą stały przed uczestnikami spotkania i czy zadania te wymagają, aby dla wykonania ich organizować spotkanie?
• Jakie decyzje mają zapaść na spotkaniu? Kto je podejmie?
• Czy zaproszone osoby odpowiedziały na zaproszenie?
• Kiedy powinienem wysłać zaproszenie, tak, aby uczestnicy mogli się przygotować?
• Czy sala konferencyjna / pokój spotkań został zarezerwowany? Czy zamówione zostały napoje i przekąski?

Zaproszenie powinno zawierać:

• czas rozpoczęcia spotkania
• czas zakończenia spotkania
• cel spotkania
• agendę / listę tematów
• minutki z poprzedniego spotkania
• niezbędne tematy do przygotowania

Planując agendę spotkania:

• Ułóż tematy agendy według ich ważności. Najważniejsze zagadnienia zaplanuj na początek spotkania, gdy poziom energii uczestników jest najwyższy.
• Oszacuj czas dla poszczególnych tematów z agendy.
• Sformułuj punkty agendy opisowo i konkretne.
• Zapisz propozycję działań dla każdego z punktów: podsumowanie, podjęcie decyzji, głosowanie, rozwój strategii.
• Umieść informację, co powinni przygotować uczestnicy spotkania.
• Oznacz jeden lub dwa najważniejsze (krytyczne) rezultaty, które chcesz osiągnąć po spotkaniu.
• Zarezerwuj czas i zapisz jeden punkt agendy jako „Inne tematy” lub poproś pozostałych uczestników o przesłanie propozycji dodatkowych tematów przed spotkaniem.

Sprawdź i przetestuj sprzęt elektroniczny – im więcej sprzętu elektronicznego znajduje się w sali konferencyjnej tym ważniejsze jest przetestowanie jego prawidłowego działania.

A teraz, kierując się powyższymi wskazówkami, efektywnie ZORGANIZUJ i ZAPLANUJ najbliższe swoje zebranie.

Powodzenia!