Warto jest poświęcić trochę czasu na poznanie, jak wykorzystywać te możliwości, jakie daje ci kalendarz elektroniczny. ZAPLANUJ kilka minut dziennie lub tygodniowo na zapoznanie się z jego funkcjami. Warto zainwestować w to czas, aby go w rezultacie ZAOSZCZĘDZIĆ.

1. Rozpoczynaj pracę od zaplanowania wszystkich bieżących działań: codziennego planowania pod koniec dnia, planowania tygodniowego pod koniec tygodnia oraz czasu, który rezerwujesz dla czynności takich jak zajęcie się pocztą elektroniczną itp.
2. Jeśli otrzymasz pocztą elektroniczną wiadomość, której musisz poświęcić trochę czasu – na przykład godzinę w przyszłą środę – powinieneś mieć pewność, że o tym nie zapomnisz. Dlatego zaplanuj to OD RAZU: przeciągnij wiadomość e-mailową na ikonę kalendarza i wybierz termin – dzień i godzinę, o której się zajmiesz tą wiadomością (w programie Outlook) lub skopiuj ją (w programie Lotus Notes).
3. Upewnij się, że nie blokujesz innym możliwości zaplanowania spotkań z tobą:

• w programie Outlook: planuj działania, określając swoją dostępność jako „Wolny” (Free) w polu „Pokaż czas jako” (Show time as), jeśli jesteś przygotowany na przyjęcie zaproszeń na spotkania w tym bloku czasowym. Określ swoją dostępność jako „Zajęty” (Busy), jeśli nie chcesz, żeby w tym czasie zaplanowano ci inne spotkanie.
• w programie Lotus Notes: w menu „Opcje” wybranego, umówionego spotkania wybierz opcję ” Zapisz wstępnie spotkanie” (Pencil in), wtedy wybrana godzina zostanie wyświetlona jako dostępna dla innych osób.

1. Możesz również skorzystać ze swojego kalendarza do zapisywania prywatnych spotkań. Zaznacz opcję „Prywatne” (Private) w swoim kalendarzu, tak aby inni nie mogli zobaczyć tego, co zaplanowałeś.

Korzystaj z kalendarza pro-aktywnie, a nie zapomnisz ani o sprawach, które ty sam musisz wykonać, ani o rzeczach, które muszą wykonać inni, a które mają duży wpływ na twoją pracę.