Kiedy Nadawca maila staje się Zakłócaczem…

Czy masz w swoim otoczeniu osoby, które, zanim jeszcze otrzymasz od nich wiadomość, dzwonią z komunikatem: „wysłałem Ci maila!”? Często nie jest to pilne zadanie, a taki telefon zakłóca Ci pracę i zabiera czas potrzebny na ponowną koncentrację nad tym, czym się w danej chwili zajmujesz.

Co z tym zrobić?

1. Uzgodnij z tymi osobami, że komunikujecie się telefonicznie tylko w sprawach ważnych i pilnych. Dobrze jest przyjąć tę zasadę jako standard komunikacji w firmie.
2. Jeżeli każdego dnia pojawia się dużo zadań mailowo, ale wymagają one Twojego bezpośredniego kontaktu z innymi – ustal ze współpracownikami czas na krótkie, kilkuminutowe spotkanie (lub telefon) na początku (lub/i) na końcu dnia, aby zebrać w pakiet te sprawy, które są do przegadania i nadaj im status (pilne, niepilne). Wspólnie ustalcie terminy wykonania. To bardziej efektywne niż załatwianie każdego tematu osobno.
3. W stopce maila umieść komunikat podobny do poniższego:

„Czytam pocztę dwa razy dziennie: przed 9.30 i po 16.00. W sprawach ważnych i pilnych proszę o kontakt telefoniczny.”

Jeżeli pracujesz w sekretariacie, na recepcji, przy obsłudze klienta – oczywiście czytasz pocztę  częściej, więc pkt 3 nie ma zastosowania.

Czy można mieć wpływ na ograniczenie zakłóceń? Oczywiście tak! Najlepiej zacząć robić to OD RAZU, zaczynając zmianę od siebie 🙂