Jesteś wzrokowcem i chcesz w sekundę zorientować się co robisz w następnym tygodniu? Polecamy dziś wszystkim użytkownikom programu Microsoft Outlook funkcję, która obrazowo pokazuje nam naszą zajętość w kalendarzu. Jest to formatowanie warunkowe.

Pozwala ono konkretnemu rodzajowi naszych zajęć (spotkania, praca własna, spotkanie z szefem itd.) przypisać określony kolor.

Co to nam daje? Możemy na przykład błyskawicznie zobaczyć nasze aktywności osobiste (praca własna) i aktywności związane ze światem zewnętrznym (spotkania, zebrania, telekonferencje), czyli zorientować się, kiedy i ile mamy zajęć sztywnych godzinowo, a gdzie mamy „swoje” zadania, które możemy elastycznie przeplanować, gdy robi się „gęsto” w kalendarzu.

Oznaczanie zadań kolorami przydaje się także znakomicie do szybkiej analizy czynności (np. chcemy przyjrzeć się, ile czasu poświęcamy średnio w tygodniu na pracę ze swoim zespołem, lub ile czasu poświęcamy na monitoring wyników itd.). Ważne, aby robić aktualizację tych czynności pod koniec każdego dnia. Materiał z kilku tygodni pozwoli dokonać błyskawicznej analizy.

Pamiętajmy, aby stosować 3-4 kolory, nie więcej.

A oto kroki do wykonania:

1. Na pasku narzędzi wybierz zakładkę „Widok”
2. Wybierz „Ustawienia widoku”
3. Wybierz „Formatowanie warunkowe”
4. Wybierz „Dodaj regułę”, nazwij ją, a następnie wybierz kolor, który będzie automatycznie do niej przypisywany
5. Wybierz „Warunek”
6. W polu „Wyszukaj wyraz/wyrazy” wpisz wyrazy, o których wiesz, że będą się pojawiały w tytule danego typu zdarzenia, i które będą determinowały daną regułę, np. „tel.” lub „spotkanie”. Możesz też wpisać znaki, np. * czy #, które określają charakter wykonywanej czynności. Zdecyduj, czy wyrazy te mają się znaleźć tylko w polu tematu wydarzenia, czy też w temacie lub treści tj. notatce wydarzenia. Pamiętaj, że tak wybrany w formatowaniu warunkowym wyraz spowoduje zaznaczenie kolorem każdego wydarzenia, zarówno przeszłego, jaki przyszłego, które ten wyraz będzie miało w tytule.
7. Zatwierdź „OK”

Teraz – wpisując do kalendarza rozmowę telefoniczną  – umieszczasz w tytule np. „tel.” i masz to wpisane np. z żółtym tłem, a przy pracy własnej stawiasz w tytule # i wydarzenie to zabarwi się na zielono.

Zadania ze słowem „raport” czy „spotkanie” będą koloru szarego. Zobacz jak szybko można sobie ułatwić zarządzanie wydarzeniami w kalendarzu, nadając im różne kolory. Grupowanie podobnych wydarzeń będzie prostsze, przez co czas wykonywania np. czynności rutynowych (telefonownie) – skróci się.

W ten oto sposób, przychodząc do pracy, potrzebujesz ułamka sekundy, aby zorientować się jaki kolor dziś dominuje w Twoim kalendarzu, czyli jaki charakter, rodzaj zadań masz do wykonania.

Kolorowo i z pożytkiem 🙂