Listę zadań możesz wszechstronnie wykorzystywać. Pisaliśmy już o delegowaniu z listy zadań innym pracownikom. Oto kilka podpowiedzi, jak można w Outlooku wykorzystać Listę Zadań do zarządzania własnymi zadaniami.

Możesz:

1.      korzystać z Listy Zadań do oglądu kompleksowej listy rzeczy, które masz zrobić.

Są na niej zarówno oflagowane maile oraz krótkie sprawy zapisane „z ręki”. Kiedy pracujesz z kalendarzem, a lista widoczna jest pod nim, wygodnie jest zapisywać na niej drobne sprawy przychodzące na bieżąco.

Jeśli zadań danego dnia jest sporo, skumuluj je w jeden blok i zarezerwuj czas w kalendarzu na ich realizację.

2.      używać listy zadań do realizacji tematów dużych, wieloetapowych, złożonych.

Nadajesz wtedy zadaniu kategorię, a w ramach kategorii prowadzisz wszystkie aktywności związane z tym tematem. Aby obraz zadań złożonych i tych prostych był przejrzysty, zapisuj sprawy krótkie (max. 5 minutowe „remindery”) w kalendarzu, w miejscu, gdzie Outlook ma „wydarzenie całodzienne”. W ten sposób będą one dla Ciebie cały czas widoczne i jednocześnie nie będą blokowały Ci czasu w kalendarzu.

3.      zapisywać pomysły/inspracje, które nie wiadomo jeszcze jak i w jakim momencie zostaną wykorzystane.

4.      wykorzystać zadanie do komunikacji „one 2 one”.

Zapisujesz w temacie zadania nazwisko osoby, wyznaczasz termin spotkania, w którym planujecie spotkanie, a w tekście robisz notatki dotyczące umówionych działań (co jest do zrobienia i na kiedy).

5.      monitorować proces realizacji zadania zespołu i udostępnić monitoring innym.

Jeśli zadanie ma etapy i zaangażowanych jest więcej osób, możesz w treści zadania nadpisywać konkretne kroki, z podaniem dat, umieszczać wersje dokumentów, nad którymi pracuje Grupa i zadanie przesyłać innym (funkcja: „prześlij dalej”). Dzięki temu na bieżąco wszyscy wiedzą, na jakim etapie procesu są, jakie były zmiany w dokumentach i kiedy jest deadline.

Warto wykorzystać możliwość  filtrowania według: kategorii, zadań aktywnych, wg osób odpowiedzialnych itd.

Dobrze jest ustawić w Ustawieniach Domyślnych w opcji „zwijanie/rozwijanie” opcję „wszystko zwinięte”. Wówczas można komfortowo pracować nad konkretną kategorią. Czytelniejszy jest też wtedy obraz zadań delegowanych innym.

Korzystając z powyższych podpowiedzi, wybierz sobie taką opcję korzystania z listy zadań, która najtrafniej odpowiada Twojemu zakresowi obowiązków.

Jeśli znasz inne możliwości wykorzystania listy zadań, podziel się z nami swoimi doświadczeniami na blogu.

Zapraszamy 🙂