Dzisiaj przypominamy jedną z bardziej pożytecznych funkcji MS Outlook, a mianowicie kopiowanie maila „jako termin ze skrótem” do kalendarza.

Warto używać tej funkcji, bo optymalizuje nam planowanie w kalendarzu MS Outlook.

Jeśli drogą mailową otrzymaliśmy zadanie do zrobienia i chcemy zarezerwować na jego zrobienie czas w kalendarzu, to mamy dwa rozwiązania:

• pierwsze – powszechnie stosowane przez użytkowników Outlooka:

wpisujemy wydarzenie do kalendarza, tj. rezerwujemy odpowiedni przedział czasowy w konkretnym dniu, oczywiście wpisując nazwę wydarzenia. Mail na ogół zostaje w skrzynce odbiorczej i „czeka” na swój termin. Jest być może jednym z wielu maili, które znajdują się w skrzynce odbiorczej ze statusem „czeka, aż się nim zajmę”. Może stał się też mailem, który wiele razy dziennie omiatamy wzrokiem przeglądając skrzynkę. Jest więc naszym rozpraszaczem.

Część osób robi kopię maila i wkleja ją do zaplanowanego w kalendarzu terminu, ale my nie polecamy robienia kopii. Lepiej jest zawsze pracować na oryginalnym mailu czy dokumencie.

• drugie rozwiązanie – nasza rekomendacja:

maila, na zrobienie którego chcemy zaplanować czas w kalendarzu, archiwizujemy „OD RAZU” w odpowiednim folderze w poczcie. Następnie stajemy na tym mailu kursorem i przyciskając (nie klikając) prawy klawisz myszy, przeciągamy maila na ikonkę kalendarza. Otworzy się nam okno wydarzenia do zaplanowania, gdzie możemy wpisać przedział czasowy realizacji dla tego zadania.

Wewnątrz zdarzenia, w polu na wpisanie treści, ukaże się link do oryginalnego maila.

Korzyść: na etapie planowania pozbyliśmy się maila ze skrzynki odbiorczej, a kiedy przystąpimy do pracy – mamy do niego natychmiastowy dostęp *).

*) jeśli chcesz otrzymać slajdy obrazujące tę funkcjonalność Outlooka, napisz do nas: biuro@pepww.pl