Nie ma lekko…

Nie ma lekko: pozostał tylko tydzień do świąt, a pracy – coraz więcej…

Spokojnie! Weź głęboki oddech. Jesteśmy tutaj, by ci pomóc ?. Wiemy, że o tej porze roku trudniej niż kiedykolwiek jest efektywnie pracować. Jesteś zmęczony. Łatwo się dekoncentrujesz. Siła woli słabnie (jeszcze jedno ciasteczko? czekoladowy Mikołaj?) … Dlatego tak ważne jest wyeliminowanie wszystkich drobnych „nieefektywności”.

Jakie to czynniki są nieefektywne? Sprawdziliśmy, co nasi klienci uważają za siedem najgorszych „pożeraczy” czasu pracy. W stylu PEP, dla ich zapobiegania, dajemy poniżej kilka praktycznych wskazówek (w końcu to sezon dawania!) 

Oto nasze podsumowanie:

1. E-mail

Tu bez niespodzianek. Ciągłe kontrolowanie skrzynki odbiorczej to nieskończona i wyczerpująca bitwa. Ale czy wydajność twojej pracy jest oceniana na podstawie liczby e-maili, na które codziennie odpowiadasz? Nie? To dlaczego spędzasz nad tym tak wiele czasu? Ile z tych e-maili rzeczywiście wpływa znacząco na twoją rolę w firmie? Pomyśl o tym.

Wskazówka PEP: niepotrzebne e-maile w „DW” mogą zalać twoją skrzynkę odbiorczą. Poświęć chwilę, aby zastanowić się co i do kogo wysyłasz. Czy zawsze musisz kliknąć w „Odpowiedz wszystkim” lub w „DW”? Jeśli ktoś niepotrzebnie wrzucił twój adres w „DW” wyjaśnij, że nie musisz być kopiowany i poproś go o usunięcie swego adresu.

2. Spotkania

Jesteś przytłoczony bezsensownymi spotkaniami? Wygląda na to, że nie tylko ty. To dość powszechna skarga. Nie każde spotkanie jest potrzebne, a te, które są niezbędne, muszą być prowadzone prawidłowo, w określonym z góry czasie i generować wynik.

Wskazówka PEP: Upewnij się, że przed każdym spotkaniem została wysłana jego agenda i trzymaj się jej. Uzgodnij, komu jakie zadania zostały delegowane i ustal odpowiedzialność za ich follow-up. Trzymaj się zaplanowanego czasu spotkania. A jeśli któryś z punktów agendy nie zostanie zrealizowany, bo może przekroczyć zaplanowany czas, pomiń go.

3. Przeszkadzacze

Czatujący koledzy, pilne prośby lub hałas w miejscu pracy są czynnikami rozpraszającymi uwagę, przeszkadzającymi w skupieniu. Po utracie koncentracji odzyskanie jej może zająć do dwudziestu minut. Czy to dobrze spędzony czas? Nie sądzimy.

Wskazówka PEP: Zacznij od oceny własnego zachowania. Zastanów się, jaki wpływ ma na kogoś to, gdy mu w czymś przerywasz. A jeśli ciągle powodujesz takie zakłócenia? Zamiast przeszkadzać, zbierz wszystkie pytania i umów się na ich omówienie w zaplanowanym czasie.

4. Zdezorganizowane miejsce pracy

Bądź gotów na przerażającą statystykę: możesz zmarnować równowartość sześciu tygodni w roku szukając informacji! I nie mówimy tu tylko o przesuwaniu stosów papieru na biurku, ale przede wszystkim o ciągłym zaglądaniu do komputera i smartfona.

Wskazówka PEP: Bądź zdyscyplinowany w kwestii porządkowania i organizowania swojej przestrzeni. To proste. Zachowaj tylko to, czego potrzebujesz. Wiem, że już to słyszałeś, ale upewnij się zwłaszcza w tym przedświątecznym okresie, że masz miejsce na wszystko i wszystko jest na swoim miejscu. Włącznie z czekoladowym smakołykiem ?

5. Smartfon

Pomimo wielu zalet, to sprytne urządzenie jest w rzeczywistości klasycznym pożeraczem czasu. Czy jest on w stanie zrujnować twój z początku dobrze zaplanowany dzień pracy? Zadaj sobie to pytanie. Czy twój smartfon stanowi wartość dodaną do twojej pracy, gdy siedzisz przy biurku?

Wskazówka PEP: Wyłącz powiadomienia. Czy naprawdę ich potrzebujesz? Wycisz też alerty tych powiadomień, które zachowujesz. Pomyśl: czy świat się skończy, jeśli będziesz mógł używać telefonu tylko do rozmów telefonicznych?

6. Internet

Czas na szczerość… Sześćdziesiąt cztery procent ludzi przyznaje się do korzystania podczas pracy z Internetu w celach prywatnych. Czy jesteś jednym z nich? Bądź świadomy czasu spędzanego w sieci. Czy daje ci to powód do odkładania innych rzeczy? Zadań, których nie lubisz, a które muszą być zrobione?

Wskazówka PEP: Dyscyplina. Jeszcze raz. Skup się na tym, aby internetowe pokusy nie rozpraszały twojej uwagi. Jeśli zbyt łatwo jest ci wpaść do króliczej nory, trzymaj się z daleka od jej krawędzi…

7. Przerwy kawowe

Aby utrzymać koncentrację, regularne pauzy z pewnością są niezbędne. Ale przypadkowe, coraz częstsze przerwy zaczynają wyglądać jak ucieczka w odkładanie.

Wskazówka PEP: Zarezerwuj czas na chwilę przerwy. Co godzinę pozwól sobie na pięciominutowy oddech świeżego powietrza lub przekąskę. Jest bardziej prawdopodobne, że pozostaniesz przy biurku, jeśli dokładnie wiesz, kiedy możesz odpocząć.

Zakładamy, że niektóre (jeśli nie wszystkie) z wyżej poruszonych kwestii rozpoznałeś w swoim zachowaniu. I rozpoznanie jest właśnie kluczem do poprawienia swojej efektywności: zmiana zachowań zawsze zaczyna się od samoświadomości (przyzwoita dawka dyscypliny też nie zaszkodzi ?). Rozpoznaj więc potencjalne pułapki i odpowiednio się na nie przygotuj. A następnie odeprzyj nadchodzącą świąteczną nawałnicę. Wreszcie będziesz miał czas, aby cieszyć się świętami!

WESOŁYCH ŚWIĄT !!!!!!!