[:pl]Jesteś menedżerem i jest niedziela wieczór. Wiesz, że w poniedziałek, podobnie jak w miniony piątek, masz od rana do późnego popołudnia spotkania. Odpowiedzialność nakazuje ci, aby przekazać swojemu zespołowi wytyczne tak, aby wszyscy mogli w poniedziałek od rana ruszyć z robotą. Napisanie do nich maila teraz, w niedzielę wieczorem, zabierze ci maksymalnie kwadrans. Ale…

Przypominasz sobie, że weekend to czas relaksu dla ciebie i podopiecznych i nie mam mowy o dotykaniu spraw zawodowych. Tak, to prawda, ale przez resztę wieczoru na niczym nie możesz się skupić, bo tak bardzo chcesz zadbać o swoją równowagę życiową, że mało nie wybuchniesz z napięcia. No dobrze, czyli usiąść napisać maila, wysłać i mieć już resztę wieczoru dla siebie i rodziny, a rano skupić się na spotkaniach?

Otóż jako ekspert od efektywności, muszę poinformować, że żadne z dwóch zachowań nie jest dobrym rozwiązaniem. Koszt stresu powstrzymywania się od napisania maila, przerasta zdroworozsądkowe poświęcenie piętnastu minut ze swojego czasu na relaks. Postaw się także w roli swojego pracownika, który w niedzielę po 20:00 dostaje sygnał, że szefowa/szef ma do niego ważną sprawę. I zaczyna się zastanawiać: „a może powinienem odpisać”? „Jak nie zareaguję, to pomyśli, że nie jestem zaangażowany”? „Ten mój szef, niby taki zorganizowany, a pracuje weekendami”. Zdarza się nawet, że w takiej sytuacji pracownicy się zdzwaniają i ustalają jaką przybrać postawę. No i wieczór mają z głowy. Jako manager powinieneś wiedzieć, że wysyłając maile o nietypowych porach, narażasz swoją reputację na szwank. Ale najgorsze jest to, że naprawdę rujnujesz weekendy i wieczory swoich pracowników i to zupełnie niepotrzebnie.

Jak zatem postępować?

Otóż istnieje prosta metoda, która jest rozwiązaniem poważnego i powszechnego problemu wieczornych maili.  Nie możemy udawać, że sprawy prywatne i zawodowe, w pewnych zdroworozsądkowych granicach, nie przenikają się. Jeśli Twój zespół ma smartfony, to jest naprawdę mała szansa, że wyłączają je na cały weekend. Dlatego najlepszym, a jednocześnie banalnie prostym sposobem w takich sytuacjach jest skorzystanie z opcji opóźnionego dostarczania maili. Outlook daje nam możliwość ustawienia daty i godziny, w której chcemy, aby mail opuścił naszą skrzynkę. Np. dopiero w poniedziałek rano. I o to nam chodzi :-).

Opóźnienie dostarczenia maila, krok po kroku, wygląda następująco:

1. Przygotowujesz maila (sprawdzasz, upewniasz się czy jest kompletny gotowy)
2. Klikasz na pasku narzędzi opcje
3. Wybierasz opóźnione dostarczanie
4. Pojawi się okienko, w którym przy opcjach dostarczania możesz wybrać dokładną datę i godzinę, przed którą mail nie będzie wysłany
5. Klikasz wyślij – mail do określonej przez Ciebie godziny pozostanie w skrzynce nadawczej.

W porze, o której mail ma być wysłany, zwróć uwagę, na to aby komputer był włączony i miał połączenie z internetem, tak aby faktycznie mail został dostarczony. Tak więc w poniedziałek rano, zanim wyruszysz na swoje spotkania, tylko włącz na moment komputer, a Twoi wypoczęci pracownicy otrzymają potrzebne im informacje w poniedziałek rano.[:]