Efektywne delegowanie jest kluczem do oszczędności czasu w dzisiejszym „zapracowanym” świecie. Nie jesteśmy w stanie, a nawet nie powinniśmy, robić wszystkiego sami.

Efektywne delegowanie powinno wspierać pracowników w terminowej realizacji  powierzonych projektów, rozwijać ich kompetencje i motywować.

Chcesz zmniejszyć obciążenie pracą? Oto siedem kluczy do skutecznego delegowania:

1. Deleguj OD RAZU

Jeden z moich klientów miał zwyczaj delegowania zadań w ostatniej chwili. Wynikało to z jego przekonania, że sam wszystkiemu podoła, lecz gdy zbliżał się deadline okazywało się, że na realizację zadania brakuje mu czasu… Takie sytuacje stwarzały problemy i demotywowały pracowników, którzy w dużym stresie musieli pracować po godzinach. Nierzadko zdarzały się też kosztowne błędy. Bądź realistą, jeśli masz delegować, deleguj OD RAZU.

2. Deleguj właściwej osobie

Czy ktoś może to zrobić lepiej, szybciej, mądrzej niż ty? Na pewno nie :). Jednak pozwól sobie na to, aby inna osoba wykonała „twoje” zadanie. Delegując upewnij się, że osoba której delegujesz wie, że otrzymała dane zadanie, ponieważ zrobi to lepiej niż ktokolwiek inny, bo ma potencjał i odpowiednie umiejętności do prowadzenia tego projektu.

3. Dokładnie określ spodziewany rezultat

Zanim delegujesz zadanie, zastanów się, jaki rezultat chcesz osiągnąć. Przedstaw go dokładnie osobie, której delegujesz zadanie co pozwoli jej wyobrazić sobie spodziewny wynik. Upewnij się, zadając odpowiednie pytania, czy zadanie i rezultat, wynikający z jego realizacji, są zrozumiałe.

4. Wyjaśnij role

Upewnij się, że każdy w zespole jasno rozumie swoją rolę w projekcie oraz to, jak wykonywana przez niego część wpływa na realizację całości zadania.

5. Określ terminy

Czy wszyscy rozumieją, kiedy jest przewidziane zakończenie projektu? Czy są przekonani, że mogą zrealizować go na czas?

6. Monitoruj regularnie postępy

Zaplanuj regularne spotkania z pracownikami w celu monitorowania etapów realizacji delegowanego zadania, aby upewnić się, że wszystko jest na dobrej drodze. Delegowanie nie zwalnia od zainteresowania postępami w realizacji całości projektu.

7. Wyjaśniaj OD RAZU

Gdy po otrzymaniu zadania delegowanego pojawią się pytania, zadaj je OD RAZU. Nie planuj rozgryźć ich później na własną rękę. Pełne zrozumienie zadania, twojej w nim roli, terminu i pożądanego rezultatu są absulutnie kluczowe w pomyślnej realizacji całości projektu.

Efektywne delegowanie jest zawsze sytuacją ‘win-win’. Wykonane prawidłowo, rozładowuje nadmiar pracy przy jednoczesnym zaangażowaniu i dowartościowaniu całego zespołu.