To mit, że dokumenty elektroniczne na zawsze wyparły i zastąpiły dokumenty papierowe. W dalszym ciągu są one obecne w naszych biurach i w dalszym ciągu swoją ilością i objętością przysparzają nam kłopotu…

Jak sobie szybko poradzić z dokumentami leżącymi teraz na twoim biurku?

Zorganizuj sobie trzy szufladki na dokumenty bieżące, które masz do załatwienia w ciągu danego dnia. Będzie to twój 24-godzinny system pracy. Pozwoli Ci to na zwiększenie wydajności oraz kontroli nad przepływem dokumentacji papierowej.

Szufladki nazwij:

– AKCJA – czyli szufladka na dokumenty DO ZROBIENIA w ciągu 24 godzin  – przychodząca poczta, , notatki jeszcze nie przeczytane, inne dokumenty. Ta szufladka  pod koniec dnia powinna być pusta!

– CZEKA – czyli szufladka na dokumenty OCZEKUJĄCE od osób trzecich – krótkoterminowe sprawy w toku, których nie możesz sam załatwić, bo na przykład czekasz na informacje, czyjś telefon lub podpis.

– WYCHODZI – czyli szufladka na dokumenty WYCHODZĄCE – załatwione sprawy, które można zarchiwizować lub przekazać dalej. Opróżniaj ją 2-3 razy dziennie, kiedy odchodzisz od biurka lub zleć to asystentce.

Opcjonalnie – czwarta szufladka:

– PRZECZYTAĆ – czyli szufladka na dokumenty DO PRZECZYTANIA – jeśli codziennie czytasz dużo dokumentów; uwzględnij w swoim planie dnia regularne bloki czasowe poświęcone na czytanie. Krótsze dokumenty czytaj niezwłocznie przy okazji opróżniania szufladki AKCJA.

System szufladek ułatwi Ci załatwienie dokumentów papierowych, które wymagają Twojego działania, w ciągu 24 godzin, a jednocześnie pomoże w wypracowaniu nawyku robienia rzeczy OD RAZU 🙂