Sztuką jest tak napisać maila, żeby był jak najkrótszy i jasno sformułowany. Pierwsze trzy wiersze wiadomości powinny dawać wyjaśnienie, o co ci chodzi lub zawierać informacje, które chcesz przekazać odbiorcy. Pozostała część wiadomości wprowadza ewentualnie potrzebne wyjaśnienia. Dla wygody możesz uzgodnić z członkami swego zespołu oznaczanie tematu wiadomości systemem kodowym (na początku tytułu maila stawiasz literę). Mógłby to być, na przykład, kod literowy:

I              dla wiadomości zawierających informacje niewymagające odpowiedzi

Q            dla wiadomości zawierających pytania wymagające odpowiedzi

U            dla wiadomości pilnych

A            dla wiadomości wymagających podjęcia działania

Mógłby to być także kod literowy związany z obszarami pracy lub twoich odpowiedzialności:

K            klient

Z             zespół

C            cel

Przed wysłaniem kopii wiadomości do drugiej osoby zastanów się, czy rzeczywiście trzeba to zrobić. Nie zapychaj niepotrzebnie skrzynek odbiorczych swoich współpracowników…