Witamy w nowym biurze!

Dla wielu z nas słowo “biuro” ciągle oznacza salon, pokój czy strych w domu. Powoli jednak pojawiają się możliwości pracy w budynku firmy. Nie jest to jednak powrót na “stare śmieci”, gdyż biurowce zostały zmienione i dostosowane do nowych wymagań i restrykcji. Co zatem przychodzi Ci na myśl, gdy dowiadujesz się, że zmieniasz biurko, piętro, biuro? Podekscytowanie? Obawa? Mieszanka obu?

To, co możesz w tej sytuacji dostrzec, to SZANSA, ponieważ przeprowadzka to o wiele więcej niż tylko zmiana scenerii. Jasne, możesz podejść do tego jak dotąd: wepchnij cały swój zbiorowy bałagan w jakieś pudełka, wyładuj go w nowej przestrzeni i kontynuuj tam, gdzie skończyłeś. Lub możesz zidentyfikować przeprowadzkę jako okazję do wprowadzenia pewnych zmian. Poniżej kilka możliwości, jakie daje przeniesienie biura:

 1. Zrestartuj przestarzałe systemy i procesy

Czy naprawdę chcesz spędzić pierwsze dni w nowej przestrzeni sortując stosy papieru? Jeśli jeszcze nie poskromiłeś dokumentacji papierowej teraz masz szansę, aby w większym stopniu przestawić się z tradycyjnych procesów archiwizacji na systemy elektroniczne.  Nawet codzienna aplikacja, taka jak Outlook, jest zwykle znacznie niedostatecznie wykorzystywana. Spora część pracowników nie jest zaznajomionych z mnogością funkcji oszczędzających czas i zwiększających wydajność, które oferuje Outlook i podobne aplikacje.

2. Popraw procesy komunikacji i współpracy

Wraz z usunięciem stosu papieru z szuflad biurka zminimalizujmy także produkcję e-papieru, czyli maili. Sposób, w jaki się komunikujemy i współpracujemy, może być zwięzły, jasny i jednoznaczny lub nie. Wszyscy popełniamy błąd zakładając, że współpracownicy wiedzą, o czym mówimy, lub wiedzą, gdzie znaleźć potrzebne informacje. Wynik? Zwykle strata czasu dla wszystkich. Słabe procesy komunikacji i współpracy są niezwykle szkodliwe dla wydajności i produktywności firmy. Zastanów się czy we właściwy sposób przekazujesz informacje i czy używasz do tego najefektywniejszej formy kontaktu. Pandemia przyspieszyła rozwój różnego typu komunikatorów, może mail nie jest już najefektywniejszy…?

3. Dobrze się ulokuj

Ile razy w tygodniu będziesz pracował w biurze, a ile z domu? W jakim celu idziesz do biura? Aby się skupić? Współpracować w grupie projektowej? Porozmawiać z zespołem? Pamiętaj, że dla każdego z wyżej wymienionych celów powinieneś wybrać inne miejsce pracy. Odosobnione i odizolowane – miejsce dla koncentracji. Open space, aby swobodnie porozmawiać z dawno nie widzianymi kolegami i koleżankami z pracy. Duży, przestronny meeting room – dla zespołu projektowego. Wybierz świadomie CEL przyjazdu do biura, dostosuj do tego miejsce pracy i nie zapomnij umówić się na lunch 🙂 To, co łączy wszystkie powyższe trzy punkty, to świadome, przemyślane podejście do użytkowania starego/nowego biura. Pandemia niejako zmusiła nas do przeprowadzki z biurowca do domu. Staraliśmy się na szybko znaleźć najlepsze rozwiązania dla efektywnej pracy. Tym razem przeprowadzka nie musi być chaotyczna. Wykorzystaj szansę i wróć do biura z przemyślanymi i zaplanowanymi zmianami. Powodzenia!