Żyjemy w czasach, w których wystarczy posiadać Internet, żeby w sekundach mieć możliwość komunikowania się z całym światem.

Oczywiście, oprócz niezaprzeczalnych zalet, jakie niesie z sobą rozwój technologii, wszystkich nas zaczyna dotykać zbyt duża ilość informacji, jaką codziennie otrzymujemy.

Z badań University of California wynika, że trzy czwarte naszego dnia spędzamy na otrzymywaniu informacji, z czego większość jest elektroniczna.

Jak podaje BBC, już w 2016 roku co trzy minuty w sieci może przepływać ilość danych odpowiadająca wszystkim filmom, jakie kiedykolwiek zostały zrobione!

Nieustanne sprawdzanie skrzynki pocztowej, odwiedzanie portali społecznościowych i przeszukiwanie Internetu pochłaniają coraz więcej czasu.

Chcąc usprawnić, chociażby jeden z tych elementów, jakim jest czytanie emaili, zastanów się, ile czasu dziennie spędzasz na zarządzaniu nimi? Nie powinno to być więcej niż 1,5 do 2 godzin.

Jeśli jest więcej, wprowadź kilka zasad, aby sobie pomóc przy zarządzaniu informacją elektroniczną i oszczędzić czas:

• zaplanuj czas w kalendarzu na czytanie e-maili (średnio) w trzech blokach po pół godziny,
• otwieraj e-mail jeden raz i podejmuj działanie, co z nim zrobisz: napisz odpowiedź od razu, jeśli jest krótka lub zaplanuj czas na odpowiedź, jeśli wymaga ona dłuższego zaangażowania,
• napisz treść, ograniczając się do jednej sprawy w jednej wiadomości. Jeśli musisz wpisać dużo tekstu, napisz go w oddzielnym dokumencie i załącz do wiadomości
• podaj jasny temat w nagłówku
• unikaj używania opcji “odpowiedź wszystkim”
• nie odpowiadaj na e-maile kiedy jesteś pod wpływem negatywnych emocji

Umiejętność zarządzania informacją i jej selekcja jest obecnie nie do przecenienia 🙂