Zmora biurowa
Największą zmorą biurową, która dręczy po przyjściu do biura po dłuższej nieobecności, jest przepełniona skrzynka odbiorcza. Widok piętrzących się w niej maili odstrasza i zniechęca do czytania korespondencji. Pojawia się pytanie: od czego tu zacząć?
W zasadzie powinieneś już zacząć przed wyjazdem, ustawiając asystenta nieobecności z informacją, że będziesz nieobecny/ bez dostępu do skrzynki i że „Jeśli sprawa będzie aktualna po moim powrocie, proszę o ponowny kontakt.”. Taki komunikat zaoszczędza ci sporo czasu, bo podjęcie akcji zawsze pozostaje po stronie odbiorcy.
Jeśli rzeczywiście zorganizowałeś się przed wyjazdem, możesz teraz praktycznie usunąć całą pocztę z tego okresu ?. Jeśli tak nie jest, podejmij następujące 4 kroki:
- USUŃ
Wyrzuć wszystko, co jest reklamą, jak również stare biuletyny, zaproszenia na spotkania, które już się odbyły itp. Pozostałe w skrzynce wiadomości staną się bardziej przejrzyste i czytelne.
- PRZEŚLIJ DALEJ
Nie wszystkie wiadomości muszą być przeznaczone dla ciebie. Te, które nie są, wyślij od razu do właściwych osób, czym dalej opróżnisz swoją skrzynkę pocztową.
- ZRÓB
Zacznij od najnowszych wiadomości. Te starsze mogły się już zdezaktualizować lub zawarty w nich problem – rozwiązany. Następnie posortuj wiadomości według nadawcy lub tematu. W ten sposób zgromadzisz całą korespondencję dotyczącą danego tematu w jednym bloku mailowym.
Sprawdź, czy są tam rzeczy, które możesz zrobić dzisiaj. Jeśli potrafisz odpowiedzieć w ciągu 3 minut na wiadomość, ZRÓB TO OD RAZU!
- ZAPLANUJ
Jeśli napotkasz maile, na które odpowiedź zajmie ci naprawdę sporo czasu, zaplanuj je w swoim kalendarzu. Nie rób tego poprzez umieszczenie przy nich flagi. W rezultacie wszystkie czerwone flagi tracą znaczenie. Zrób z maila zadanie, żeby powrócić do niego w zaplanowanym czasie. Zaletą tego jest to, że od razu zobaczysz, jak układają się twoje priorytety w danym tygodniu. Dzięki temu plan zadań do wykonania staje się jest o wiele bardziej przejrzysty. Dodatkową zaletą robienia z maila zadania w kalendarzu jest możliwość zablokowania sobie czasu na jego wykonanie, co daje ci szansę, że go nie odłożysz ?.
Czy masz pomysł na jakieś inne, sprawdzone wskazówki? Napisz do mnie i wygraj darmową sesję Skype, podczas której pomogę ci wyczyścić skrzynkę odbiorczą po dłuższej nieobecności.
Beata Uytenbogaardt
biuro@pepww.pl
