Audyt wewnętrzny

Priorytety ustalone, zadania zaplanowane w kalendarzu, więc ruszasz z pracą. Jednak po godzinie wyznaczonej na wykonanie pierwszej czynności jesteś dopiero w połowie i musisz biec na spotkanie. Spotkanie się przedłuża, co zabiera czas wykonania zadania numer dwa. Na koniec dnia, gdy według Twojego kalendarza powinieneś zakończyć czwarte zadanie i właśnie pakować się do wyjścia, Ty dopiero kończysz odpisywać na maile będąc cały czas na pierwszym wyznaczonym zadaniu, w wizją zostania po godzinach. Jak zbliżyć do siebie plan dnia, tak idealnie ułożony w kalendarzu, z realnym życiem?

Czas na audyt czasu

Zdarza nam się wpadać w pułapkę pozornie „luźnego” tygodnia, gdy w kalendarzu wpisanych jest raptem kilka spotkań, a innym razem ze zdumieniem stwierdzamy, że – pomimo natłoku zadań – udało nam się wszystkie je zrealizować. W obu przypadkach poruszamy się trochę po omacku, bazując raczej na intuicji niż „twardej” wiedzy o sobie samych i rytmie pracy. Warto więc wykonać jednorazowy test, który pokaże nam jakie aktywności zawodowe pochłaniają nam w tygodniu najwięcej czasu. Przeanalizuj swój tydzień pracy, spisując dokładnie wszystkie wykonywane czynności. Uśredniony obraz dnia pracy pozwoli Ci zdiagnozować czynności, które pożerają najwięcej czasu (i przyjrzeć się im pod kątem poprawy efektywności działania), da też odpowiedź, na które zadania musisz zarezerwować więcej miejsca w kalendarzu, by zmniejszyć uczucie ciągłego „niewyrabiania się”. Audyt pokaże Ci też, jak dużą (zazwyczaj niedocenianą) część dnia zajmują
zadania ad hoc.

Spotkany niedawno 70-letni przedsiębiorca, mogący energią i optymizmem zarazić niejednego nastolatka, powiedział coś bardzo ważnego: tajemnicą jego zawodowego sukcesu, równoległego prowadzenia kilku firm, jest to, że jeśli zakłada, że spędzi w pracy osiem godzin, to planuje je tak, jakby miał do dyspozycji sześć. Dzięki takiej filozofii zyskuje luz, także psychiczny, przydatny nie tylko w przypadku nagłych „pożarów”, ale i po to, by spokojnie pomyśleć o przyszłych kierunkach działań.

Czy jesteś gotowy na audyt swojej efektywności? Jeśli tak, to w następnym odcinku podpowiem, jak najprościej go zrobić.