Zachowaj dystans, pozostań w kontakcie

Szybki kurs IT, aby połapać się w aplikacjach i programach używanych do organizacji spotkań, calli czy konferencji. Covid-19 wymusił na nas ogarnięcie nowych narzędzi do komunikacji, z którymi po kilku tygodniach ciągłej pracy zdalnej na pewno zdążyliście się zaprzyjaźnić. Sama jestem zdziwiona ciągłymi odkryciami moich współpracowników, którzy połowę ostatniego spotkania przeznaczyli na wybór najlepszego tła, które można wybrać używając np. Microsoft Teams. No właśnie, jak oceniacie efektywność Waszych spotkań online? Czy jest lepiej? Gorzej? Bez zmian… Zebraliśmy dla Wasz 6 krótkich zasad prowadzenia spotkań w świecie wirtualnym, coś à la savoir vivre w sieci.

1. Repriorytetyzacja.

W pierwszej kolejności spójrz na częstotliwość, czas trwania i porządki spotkań. Priorytety ciągle się zmieniają, szczególnie w sytuacjach tak ekstremalnych jak obecna. To, co miesiąc temu wydawało się pilne, może teraz nie mieć w ogóle znaczenia. Jeśli tak właśnie jest przechodzimy do kroku drugiego…

2. Zmień.

Twoje cotygodniowe, jednogodzinne spotkanie statusowe może teraz nie działać. Zastanów się nad przejściem na codzienny 15-20 minutowy stand-up. Przekonaj się, czy przejście do online’owych stand-up’ów rzeczywiście zapewnia znaczny wzrost wydajności, zaangażowania i dobrego samopoczucia pracowników. A gdy priorytety szybko się zmieniają, regularne “zameldowanie” pomaga Twojemu zespołowi być na bieżąco z aktualnymi sprawami.

3. Uprość.

Tak, wszyscy pragniemy jakiejkolwiek formy interakcji społecznej. Ale spotkanie nie jest – i nigdy nie powinno być – planowane wokół powiedzenia „im więcej, tym lepiej”. Ogranicz liczbę uczestników i długość trwania spotkania do absolutnego minimum.

4. Sprawdź technologię.

Nie chodzi tylko o to, by kamera, mikrofon i dźwięk działały prawidłowo – choć to też musi być. Chodzi również o to, aby wszyscy czuli się dobrze z wybraną metodą komunikacji. Nie zakładaj, że każdy jest wirtuozem wideokonferencji. Upewnij się, że ktoś kto nie czuje się komfortowo z nowym sposobem komunikacji wie, gdzie znaleźć wsparcie.

5. Trzymaj się podstaw.

Zwykłe zasady dotyczące spotkań dotyczą również spotkań wirtualnych. Wyślij plan. Upewnij się, że wszyscy są przygotowani. Wyjaśnij cel spotkania. Na koniec podsumuj kolejne kroki i przypisane zadania. Trzymanie się starych dobry zasad prowadzenia spotkań zarówno poprawi ich wydajność, jak i wprowadzi poczucie znanej wszystkim rutyny.

6. Utrzymaj zaangażowanie.

Łatwiej powiedzieć niż zrobić, prawda? W końcu uczestnicy spotkania są w różnych lokalizacjach, a wokół nich może właśnie biegać ich pociecha. Wypróbuj regułę 5 minut: nie przekraczaj 5 minut bez dania grupie problemu do rozwiązania. Wspólna sesja rozwiązywania problemów zwiększa zaangażowanie. Co więcej, zachęca to do postrzegania współpracowników jako dobrych źródeł informacji, sprzyja dzieleniu się poradami oraz generuje świeże pomysły.

Pamiętaj, że spotkania online mają wiele oczywistych zalet w porównaniu ze spotkaniami bezpośrednimi. Obejmują one umożliwienie automatycznego udostępniania ekranów, wspólnej pracy nad dokumentami lub nagrywania sesji, aby można było się do niej później odwoływać. Warto zwrócić na to uwagę podczas kolejnego stand-up’u i zachęcić zespół do korzystania z nowych możliwości.