Szwajcarski nóż oficerski, czyli wielofunkcyjny scyzoryk opatentowany 12 czerwca 1897 miał dwa ostrza (długie i krótkie), otwieracze do puszek, szydło, śrubokręt oraz jako nowość – ostrze do ścierania atramentu z papieru i korkociąg. W ciągu ponad stuletniej historii szwajcarskiego noża oficerskiego stworzono wiele różnych modeli zawierających dodatkowe narzędzia, najbardziej złożony model miał 87 różnych narzędzi i 141 funkcji, w tym wysokościomierz, pamięć flash czy nawet odtwarzacz MP3. Pierwsze wydanie Outlook’a pojawiło się sto lat później, w 1997 roku, tak jak w przypadku noża szwajcarskiego, narzędzie to ma Tobie pomóc w codziennych zadaniach. Od Ciebie zależy, czy będziesz aktywnie sprawdzał, jakie nowe funkcje zostały Ci zaproponowane. My przygotowaliśmy dla Ciebie listę tych, o których możesz nie wiedzieć, a wiedzieć warto!
Podsumowujesz spotkanie mailem, w którym punktujesz działania – przypisz je do danej osoby, dla przykładu do Adama, wstawiając przed imieniem znak “@”. Outlook zareaguje na to w następujący sposób:
W panelu nawigacji, po lewej stronie na dole, znajdują się 4 ikony: kalendarz, skrzynka mailowa, kontakty i lista zadań. Będąc w skrzynce mailowej – przeciągnij i upuść maila na jedną z ikon, np. na ikonę “Kalendarz”. W celu zablokowania czasu w kalendarzu na zajęcie się zadaniem z maila, przeciągnij maila i upuść go na ikonę kalendarza. Pamiętaj jednak, aby zrobić to trzymając maila prawym przyciskiem myszy. Inaczej zgubisz załącznik, który może znajdować się w tej wiadomości.
Trzy najważniejsze skróty klawiaturowe, które przyspieszą codzienne ogarnianie maili:
Jeśli część Twojego zespołu pracuje w Singapurze, a druga część w Nowym Yorku, użyj funkcji dodania kilku stref czasowych do Twojego kalendarza. Organizowanie spotkań z kolegami z całego świata będzie o wiele prostsze.
Kliknij „File” -> „Options” -> „Calendar” i przewiń w dół do stref czasowych. Albo w kalendarzu stań myszą na kolumnie z zaznaczonymi slotami czasowymi i kliknij prawym klawiszem myszy. Rozwinie się dokładnie to samo menu, w którym dodasz żądaną strefę czasową. Mam nadzieję, że ta krótka lista funkcji Outlook’a przyda Ci się w codziennej pracy. Pamiętaj, że warto przeznaczyć 15 min tygodniowo, aby samemu zapoznać się z narzędziem, którego używasz przecież każdego dnia!