Czysto, czysto, czyściusieńko
Czy porządek nam pomaga?
Startujemy z majowym kursem sprzątania. Dziś – najlepsza zabawa budowy wieży ze wszystkich materiałów, które tylko znajdziesz w szufladach swojego biurka. Natomiast za dwa tygodnie chwytamy w dłoń myszkę i wykurzymy wszystkie starocie ze skrzynki mailowej. Czy porządek w pracy nam pomaga? No jasne! Pomaga w szybszym i łatwiejszym wykonywaniu zadań. Jeśli jednak ktoś jest fanem poszukiwań i przeszukiwań (maili, szuflad, segregatorów), to kurs sprzątania odbierze mu „przyjemność” z marnowania czasu na znajdywanie zagubionych skarbów (dokumentów, wiadomości, wizytówek).
Jaki papier? Wszystko mamy elektronicznie!
Jeśli masz przeświadczenie, że nikt już nie używa dokumentacji papierowej, a w kącie stoi drukarka, która się tylko kurzy, sprawdź, jak wysoką wieżę potrafisz zbudować z tych wszystkich papierów, które masz w szufladzie. Ta wieża, rzecz jasna, musi jak najszybciej zniknąć! Poniżej podpowiadamy, krok po kroku, jak to zrobić.
Pierwsza selekcja dokumentów z szuflady jest prosta: potrzebne/ do wyrzucenia. Dokumenty potrzebne przechodzą do kolejnego etapu: zadania do zrobienia/ zadania wykonane. Zadania „do zrobienia” mogą być wykonane w trybie „24 h” lub późniejszym, który sam określisz w swoim kalendarzu.
Skupmy się w tym artykule na zadaniach pilnych, czyli tych, które powinny być wykonane w ciągu 24 godzin. Stwórz w tym obszarze trzy kategorie: AKCJA, CZEKA, WYCHODZI. I taki system od teraz stosuj już na bieżąco, aby nie powtarzać zabawy z wieżą za 5 miesięcy. Jeśli masz do czynienia z dokumentami papierowymi, proponujemy, aby od razu przyporzadkować każdej kategorii inną szufladkę:
– AKCJA – czyli szufladka na dokumenty DO ZROBIENIA, przychodząca poczta, notatki jeszcze nie przeczytane, inne dokumenty. Ta szufladka pod koniec dnia powinna być pusta!
– CZEKA – czyli szufladka na dokumenty OCZEKUJĄCE na reakcję osób trzecich – krótkoterminowe sprawy w toku, których nie możesz sam załatwić, bo na przykład czekasz na informacje, czyjś telefon lub podpis.
– WYCHODZI – czyli szufladka na dokumenty WYCHODZĄCE – załatwione sprawy, które możesz zarchiwizować lub przekazać dalej. Opróżniaj ją 2-3 razy dziennie, kiedy np.. odchodzisz od biurka (lub zleć to asystentce).
Opcjonalnie – czwarta szufladka:
– PRZECZYTAĆ – czyli szufladka na dokumenty DO PRZECZYTANIA – jeśli codziennie czytasz dużo dokumentów; uwzględnij w swoim planie dnia regularne bloki czasowe poświęcone na czytanie. Krótsze dokumenty czytaj niezwłocznie przy okazji opróżniania szufladki AKCJA.
…. i zrobione, gratulacje 😉
