Kolorowy kalendarz!
Jakie są główne zasady kolorowego kalendarza?
Jeżeli chcesz szybko wdrożyć nowy nawyk, to musi on być dla Ciebie ciekawy i prosty. Na pewno wydarzenia w kalendarzu wyglądają atrakcyjnie, kiedy są oznaczone kolorem. Ułatwia to zarządzanie określonymi grupami wydarzeń. Wpisując często powtarzające się wydarzenia do kalendarza, takie jak na przykład spotkanie, 1:1, telefon, praca własna, status itp., można zadbać, aby pojawiały się one automatycznie w wybranym przez Ciebie kolorze. Zauważyłam, że wielu z naszych klientów stosuje w tym celu „Kategorie”, chcąc nadać wydarzeniu kolor – klikając za każdym razem w tę zakładkę. A przecież można zrobić to prościej!
W pierwszej kolejności definiujesz warunki, jak np. wszystkie wydarzenia w kalendarzu zawierające słowo „spotkanie” lub „meeting” będą wyświetlały się na zielono. Zastanów się, jakie typy czynności wykonujesz i określ, ile kolorów będzie Ci potrzebne, pamiętając, że wybór kilkunastu na pewno skomplikuje temat. Zalecam stosowanie maksymalnie czterech kolorów.
Co daje „pokolorowanie kalendarza”?
Wyobraź sobie, że otwierasz kalendarz na widoku tygodnia i w kilka sekund jesteś w stanie określić, że w poniedziałek masz maraton spotkań, we wtorek statusy z Twoim zespołem, a w środę szykuje się spora liczba pracy analitycznej, bo musisz zrobić podsumowanie wyników. Co taka wiedza Ci daje? Po pierwsze – możesz dużo lepiej się do tych dni przygotować, w poniedziałek wrzucić do torby butelkę wody i jabłko wiedząc, że ciężko Ci będzie wyjść na lunch, na środę zarezerwujesz salkę, bo dużo lepiej się skupisz w odosobnieniu i zrobisz pracę szybciej i lepiej.
Ustawienia w Outlooku – krok po kroku:
- Na pasku narzędzi wybierz zakładkę „Widok”
- Wybierz „Ustawienia widoku”
- Wybierz „Formatowanie warunkowe”
- W polu „Reguły dla tego widoku” wybierz „Dodaj”, wprowadź nazwę, a następnie wybierz kolor, który będzie automatycznie do niej przypisany
- Wybierz „Warunek”
- W polu „Wyszukaj wyraz/wyrazy” wpisz wyrazy, o których wiesz, że będą się pojawiały w tytule danego typu zdarzenia, i które będą determinowały daną regułę, np. „tel.” lub „spotkanie”. Możesz też wpisać znaki, np. * czy #, które określają charakter wykonywanej czynności. Rekomenduję, aby wyrazy te znalazły się tylko w polu tematu wydarzenia. Wybrany w formatowaniu warunkowym wyraz spowoduje zaznaczenie kolorem każdego wydarzenia, zarówno przeszłego, jaki przyszłego, które ten wyraz będzie miało w tytule.
- Zatwierdź „OK”
