[:pl]W tym wpisie naszego bloga dzielę się spostrzeżeniami dotyczącymi funkcji Outlook’a jaką jest „flaga”. Pracując z uczestnikami Personal Efficiency Program (PEP®) mam okazję obserwować wiele kreatywnych pomysłów na to, jak okiełznać obfitość przychodzących wiadomości e-mail. Innowacje w tym obszarze właściwie nie mają granic, ale pewne pozorne rozwiązania pojawiają się częściej niż inne. Należy do nich flagowanie maila, bo jest on ważny.

Flaga jest bardzo pomocnym narzędziem, o ile użyjemy go świadomie w celu monitorowania dalszych akcji związanych z daną wiadomością. Flaga nie sprawdziła i się nie sprawdzi jako narzędzie wyznaczające priorytety. Krótko mówiąc zaznaczanie flagi przy mailu dlatego że jest on ważny, nie spełnia żadnej roli. Finalnie lądujemy z listą maili zaznaczonych na czerwono i po paru tygodniach nie jesteśmy w stanie tego kontrolować. Będąc przekonaną, że wiele osób wie o czym mówię (bo obserwuję to u ogromnej liczby pracowników), przejdę do podzielenia się wiedzą jak z flagi korzystać, tak, aby stała się naszym sprzymierzeńcem, a nie stresogennym narzędziem wyświetlającym listę zadań do wykonania i to jeszcze na czerwono.

Do czego służy flaga?

Flaga, zgodnie ze swoją nazwą – zarówno po angielsku jak i po polsku – odpowiednio: „Follow-up” oraz „flaga monitorująca”, służy do monitorowania. Flaga przypomina nam, że mamy w świadomie wybranym terminie wrócić do sprawy, która jest w mailu.

Jak świadomie posługiwać się flagą w przypadku maila otrzymanego?

Weźmy przykład maila, w którym koleżanka z HR informuje o imprezie połączonej z wolontariatem, na którą można się zapisać do dnia 24 października. Teraz jeszcze nie wiemy  czy okoliczności pozwolą nam wziąć udział w wydarzeniu. Co zrobić z takim mailem?                                          Przenosimy maila do odpowiedniego folderu (dla wszystkich tych, którzy wiedzą co to praca na pustej skrzynce odbiorczej), a następnie:

• Dodajemy do maila flagę, ale wybierając opcję spod lewego klawisza myszki: „Custom”/”Niestandardowe”.
• Wybieramy datę (rozpoczęcia i zakończenia lub tylko zakończenia) przed deadlinem np. 20 października.
• Ewentualnie dodajemy alarm dla wzmocnienia przypomnienia.
• Zajmujemy się dalszymi sprawami, mając pewność, że odpowiedź dla koleżanki z HR nie umknie, bo w wyznaczonym dniu ukaże się odpowiednie przypomnienie a maila ze sprawą będziemy mieć od razu pod ręką, bez potrzeby jego poszukiwania.

A jak sprytnie posłużyć się flagą w przypadku maila, który wysyłam?

Świadome posługiwanie się flagą w tym przypadku jest ulubioną praktyką sprawnych managerów. Korzystają z niej np. podczas zlecania przygotowania raportu z odległą datą realizacji. Flaga monitująca może pomóc wówczas osobie, do której wysyłamy prośbę czy polecenie, ale również nam samym, aby nie zapomnieć, bez dokonywania oddzielnych notatek, na co się umawialiśmy. Kroki posługiwania się flagą są analogiczne jak te opisane powyżej a otwarte okno dialogowe podyktuje logikę posługiwania się flagą – w tym przypadku przy pisaniu maila.

Kluczową sprawą w posługiwaniu się flagą jest to, aby korzystać z niej świadomie i zdawać sobie sprawę, że kliknięcie flagi oznacza tak naprawdę wyznaczenie sobie zadania na konkretny dzień. Dlatego zachęcam do korzystania z flagi wybierając opcje daty „custom”/„niestandardowy” i ustawiania sobie wygodnych przypomnień na krótkie sprawy, takie jak monitorowanie progresu zadań czy projektów.[:]