Zakłócenia

Proszę mi teraz nie przeszkadzać

Niezależnie od branży czy zajmowanego stanowiska w pracy, każdy potrzebuje momentów szczególnego skupienia się, tak aby poprawnie i terminowo ukończyć jakieś zadanie. Wiemy jak łatwo stracić wątek i skupienie wtedy, gdy już byliśmy bliscy rozwiązania – a tu wpada koleżanka ze wspaniałą wiadomością lub kolega z prośbą o pomoc. Jest to niezwykle powszechny problem w środowisku pracy zaprojektowanym architektonicznie jako tzw. open space. Jednocześnie jestem zaskoczona, że przy gremialnym narzekaniu na taki stan rzeczy, akceptujemy tego wroga efektywności i poddajemy się sytuacjom, w których tracimy skupienie, a więc czas, a więc naszą kontrolę nad własną pracą.

Będąc trenerem efektywności osobistej, obserwuję, że zawsze warto jest szukać rozwiązań w obszarze swojego wpływu – choćby był on nawet niewielki. Jeśli chodzi o zakłócenia w momentach, kiedy szczególnie sobie ich nie życzymy, sprawdzić mogą się następujące praktyki:

Pluszowy miś jako strażnik mojego skupienia – spotkałam się w jednej z firm z praktyką ustawiania na biurku sporego pluszaka, który jest oznaką tego, aby teraz nie przeszkadzać. Każdy z zespołów ma swojego miśka i każda osoba może z niego korzystać. Powoduje to, że faktycznie szanuje się sygnał „stoi misiek, czyli mam nie przerywać”, gdyż ja też będę w takiej sytuacji i też nie chcę, aby mnie odrywano od mojego zajęcia. Oczywiście zamiast miśka można ustawiać na biurku czerwone kartki, ale przecież one są dużo mniej sympatyczne.
Duże słuchawki na uszach – to również może być gadżet, który od razu sygnalizuje otoczeniu, że teraz nie należy mi przeszkadzać. Choćby w słuchawkach było głucho i niemo, można je założyć za każdym razem, gdy chcesz komunikować, że twoje obecne zajęcie wymaga skupienia.

Natychmiastowe mówienie NIE TERAZ z podaniem terminu – jeśli zmagasz się z terminowym i ważnym zadaniem a nie macie w biurze opracowanego systemy znaków jak np. pluszowy miś, od razu opracuj sobie odpowiedź dla wszystkich osób, które zapragną kontaktu. Zanim zabierzesz się za pracę spójrz w kalendarz i zaplanuj, kiedy ewentualnie podchodzące osoby, będą mogły do ciebie wrócić (np. dziś między 15:30 a 16:00) i tak informuj, każdego kto do ciebie podchodzi bez wchodzenia w szczegóły sprawy.

Pomoce technologiczne: sygnalizacja świetlna – chodzi o zainstalowanie lampeczek przy każdym biurku. Lampeczki mogą świecić się na zielono lub czerwono. Nigdy się nie spotkałam w praktyce z takim sposobem, ale wiem, że istnieją takie rozwiązania i dla zainteresowanych polecam zgłębienie tematu. Jest to o tyle ciekawe, że lampeczki podłączone są do komputerów i rozpoznają wzmożoną aktywność klawiatury, by automatycznie zapalić się na czerwono.

Przy poszukiwaniu rozwiązań jak zawsze kluczową rolę odgrywa zdrowy rozsądek, tak aby np. nie nadużywać misia, bo przestanie spełniać swoją rolę. Metod na ograniczenie zakłóceń naszego skupienia jest naprawdę wiele. Najważniejsza w tym jest jednak nasza postawa wyrażająca się chęcią poszukiwania usprawnień u siebie samego i w zespołach.

Im jest ona bardziej skomplikowana, tym bardziej nasza uwaga będzie potrzebna do jego ukończenia. Wiem jednak też, że nikt nie jest zdolny do tego aby przez kilka godzin dziennie i to codziennie pracować w stanie ciągłego skupienia.

Grażyna Wróblewska Regenhardt