Jak być na bieżąco z mailami?
Przeciętny pracownik otwiera tą samą wiadomość 4 do 6 razy zanim coś z nią zrobi. To ogromna strata czasu i energii. A jak to wygląda u ciebie? Jeśli nie wiesz, ile razy dotykasz tej samej wiadomości, zanim podejmiesz decyzję, co z nią zrobisz, być może wygląda to podobnie…
Aby się o tym przekonać, wykonaj następujące ćwiczenie:
Każdą wiadomość mailową, którą od teraz otrzymasz
- otwieraj tylko raz
- gdy już ją przeczytasz, to OD RAZU podejmij decyzję i:
- odpowiedz OD RAZU – jeżeli sprawa jest prosta, krótka, więc odpowiedź zajmie ci maksimum 2 minuty
- zarchiwizuj wiadomość OD RAZU, jeśli nie wymaga ona twojej odpowiedzi/działania, a mimo wszystko chcesz ją zachować
- wyrzuć ją OD RAZU, jeśli jest to wiadomość bez wartości
- zdeleguj OD RAZU, gdy tylko masz taką możliwość i kompetencje
- zaplanuj OD RAZU czas w kalendarzu, kiedy podejmiesz działanie.
Postępuj tak z każdą sprawą, która do ciebie trafia. Będziesz zaskoczony rezultatem, bo wkrótce okaże się, że syndrom „przepełnionej skrzynki odbiorczej” wcale ciebie nie dotyczy… 🙂
Jak często zaglądasz do swojej skrzynki odbiorczej? 10, 20, 30 razy, albo więcej?
Czy wiesz, że najbardziej efektywna jest praca z mailami w blokach czasowych?
Zaplanuj w swoim kalendarzu 2-3 20-to minutowe bloki czasowe na czytanie poczty przychodzącej, a pozostały czas poświęć na swoje zadania główne, na pracę, która przynosi ci wyniki.
Jaka jest różnica między zadaniami głównymi, a czytaniem maili?
Często wydaje nam się, że śledzenie poczty na bieżąco, czyli cały czas, kiedy siedzisz przy biurku, jest ważnym elementem pracy. Nic bardziej mylnego! Najważniejsze w pracy jest realizowanie zadań głównych, czyli celów postawionych na miesiąc, kwartał, rok.
Czy masz zaplanowane swoje krótko i długoterminowe cele? Czy masz je zaplanowane w kalendarzu z rozbiciem na kroki ich realizacji? Czy też masz je „w głowie”, starając się o wszystkim pamiętać 🙁
Zacznij proaktywnie prowadzić swój kalendarz, bo w tym kierunku powinna zmierzać efektywnie wykonywana praca. A jeśli chcesz jeszcze lepiej wykorzystać funkcje, które oferuje Outlook lub IBM Notes, skontaktuj się z konsultantem PEP®. Zrób to OD RAZU!
