Mówiliśmy już o funkcji w MS Outlook i Lotus Notes delegowania zadań poprzez listę zadań. Wysłane przez nas z listy zadań zadanie „wskakuje”, po zaakceptowaniu przez pracownika, na jego listę zadań, a my mamy wygodny widok na zlecone zadania poprzez widok „wg osób odpowiedzialnych”.

Ale możemy także „objąć pieczą” całość aktywności początkującego pracownika, wobec którego widzimy potrzebę szybkiego wdrożenia w funkcjonujący system pracy w zakresie zadań delegowanych.

Poprzez funkcję „udostępnij listę zadań” pracownik umożliwia nam ogląd swojej listy i kontrolę wykonywanych przez niego zadań. Wchodzimy w nią poprzez opcję „otwórz kalendarz udostępniony”. Mamy pełny obraz zadań w toku, tych zleconych przez nas  i wszystkich innych wpisanych przez pracownika na listę.

Funkcja ta jest przydatna, kiedy pracownik ma do wykonania dużo drobnych spraw, pracuje z listą zadań, a mniej z kalendarzem.