Warto archiwizować maile dotyczące jednego tematu w jednym konkretnym katalogu. Wtedy nie mamy problemu z sięgnięciem po potrzebne informacje z przeszłości.

Zdarza się jednak, że maile dotyczące jednego tematu archiwizujemy w różnych katalogach. Część z nich znajduje się np. w „Wysłanych”, albo po prostu nieopacznie umieściliśmy maila w nieodpowiednim katalogu.

Funkcja „Pokaż jako konwersację” grupuje wszystkie maile związane z konkretnym wątkiem.

Wybieramy ją wchodząc w MS Outlook na zakładkę „Widok”, następnie na pasku zadań  klikamy w „Pokaż jako konwersację”. Gdy program zapyta nas o zakres wątków, wybierzmy opcję „Wszystkie foldery”.

Kliknięcie małego szarego trójkąta przy mailu otworzy całą historię konwersacji.

Program zidentyfikuje wszystkie maile rozproszone w folderach naszej poczty i przypisze je do tego, od którego rozpoczęliśmy poszukiwania. Poda nam także lokalizację maili, czyli foldery, w których poszczególne maile się znajdują.

Lotus Notes również posiada tę funkcję. Jeśli na pasku narzędzi wybierzemy „Przejdź do widoku” , a następnie „Wątki poczty” – otrzymamy maile zgrupowane. Przy mailu, który posiada wątek pojawi się mały szary trójkąt, w który należy kliknąć.

Funkcja przydatna i mam nadzieję, do zastosowania tylko czasem. Przecież archiwizujemy maile w taki sposób, żeby po nie potem sięgać, a nie ich szukać 🙂