Według Takeshi Kawabe istnieją trzy przekleństwa zebrań:
Sprawdziliśmy powyższe twierdzenia pomagając sobie w tym Indeksem Produktywności PEP® – naszym narzędziem do badania profilu pracy pracowników biurowych.
Oto nasze wyniki:
14% respondentów uważa, że zebrania są często niepotrzebnie organizowane.
Proponowane rozwiązanie:
Przede wszystkim ustal, czy zebranie jest w ogóle potrzebne. Może problem można rozwiązać, odbywając krótką rozmowę telefoniczną lub pisząc klarowny, prosty e-mail? Jeżeli doszedłeś do wniosku, że najlepszym sposobem na załatwienie sprawy będzie spotkanie, ustal dokładny cel i zadania oraz nakreśl jasny obraz tego, co zamierzasz osiągnąć podczas zebrania, włącznie z planowanymi decyzjami i rozwiązaniami problemów.
36% osób badanych uważa, że zebrania rzadko dostarczają jasnych i klarownych rozwiązań.
W trakcie zebrania uzgodnij proces podejmowania decyzji. Czy będzie to konsensus (wszyscy wyrażają opinię i razem podejmują jednomyślną decyzję), czy decyzja jednej osoby – szefa – wynikająca z rezultatów zebrania i sugestii zespołu.
44% respondentów rzadko monitoruje działania wynikające z ustaleń podjętych podczas spotkania.
Zdecyduj, w jaki sposób protokół ze spotkania trafi do osób, które były obecne na zebraniu. Czy zostanie rozesłany pocztą elektroniczną? Czy możliwe jest umieszczenie protokołu i listy działań w intranecie, gdzie będzie dostępny dla uczestników i będzie można monitorować postępy? Pamiętaj, im mniej e-maili tym lepiej!
Wytrwale monitoruj postępy w działaniach ustalonych na zebraniu, żeby mieć pewność, iż zadania rzeczywiście zostały zrealizowane.
Gdy zwołujesz zebranie, przygotuj się do niego, przeprowadź je, podejmij decyzje, sporządź plan, przydziel zadania i dopilnuj ich skutecznego wykonania.
Aby uzyskać więcej informacji na temat badania Indeks Produktywności PEP®, skontaktuj się z Konsultantem PEP® Agnieszką Okuniewską (Agnieszka.Okuniewska@PEPww.pl)