Podstawową rolą każdego menedżera jest realizowanie wyznaczonych celów w określonym czasie.

Aby te cele skutecznie realizować, menedżer MUSI przekazać część zadań podległym pracownikom, gdyż nie jest w stanie zrobić wszystkiego samodzielnie.

Wielu menedżerów nie lubi delegować zadań. Wydaje im się, że szybciej będzie, jak sami wykonają dane zadanie, niż kiedy zaczną tłumaczyć, w jaki sposób należy je zrobić. Często także obawiają się, że stracą kontrolę nad realizacją zadnia lub też nie ufają umiejętnościom podwładnych.

Tymczasem delegowanie zadań przynosi menedżerowi wiele korzyści, m.in. pozwala na większe skupienie się na zadaniach strategicznych dla firmy, zwiększa tempo ich wykonywania, a przede wszystkim umożliwia rozwój kompetencji jego pracowników i pozwala na to, by więcej się nauczyli.

Aby skutecznie delegować zadania, należy jasno określić:

1. Co dokładnie ma być zrobione?

Co jest do zrobienia? Jakie trudności może mieć osoba, która będzie wykonywała to zadanie? Jakie mogą być odstępstwa od idealnie wykonanego zadania? Jakiego efektu oczekuję po wykonaniu zadania?

2. Kto ma najlepsze predyspozycje i umiejętności do wykonania tego zadania?

Kto najlepiej wykona to zadanie? Kto powinien uczestniczyć przy jego realizacji?

3. Jaki jest sens wykonania tego zadania?

Po co dane zadanie ma być wykonane? Co się stanie, jeśli nie zostanie wykonane?

4. Jak ma wyglądać wykonywanie tego zadania?

Jak trzeba wykonać zadanie? Jakie metody powinny być użyte? Kogo należy poinformować o realizacji danego zadania?

5. Co jest potrzebne do wykonania zadania?

Czy jest coś, co może pomóc pracownikowi w wykonaniu tego zadania? Jakie zasoby powinien posiadać pracownik oddelegowany do tego zadania?

6. Kiedy zadanie powinno zostać ukończone?

Kiedy trzeba zacząć pracę? Kiedy ją trzeba skończyć? Kiedy chcę otrzymać informacje o kolejnych etapach realizacji zadania? Kiedy postęp prac powinien być przeze mnie skontrolowany, aby móc jeszcze wprowadzić ewentualne poprawki?

W kolejnych newsletterach PEP® podpowiemy, jakie narzędzia wspomagają delegowanie zadań.