[:pl]Kolejny mail, jeszcze jeden, następny …. Brzmi znajomo?

Efektywność w pracy zależy między innymi od umiejętności radzenia sobie z zalewem napływających informacji mailowych, czyli od sprawnego zarządzania pocztą.

E-maile mogą zarówno przeszkadzać w pracy jak i ją wspierać – którą opcję wybierasz?

Korzystając z poczty elektronicznej jako narzędzia pracy, zajmując się opracowywaniem i wysyłaniem maili powinniśmy nie tylko znać, ale i stosować podstawowe zasady savoir-vivre’u e-mailowego. Wynikają one z reguł obowiązujących w korespondencji oficjalnej i zasad etykiety internetowej, nazywanej powszechnie netykietą. Z punktu widzenia dobrego tonu, lecz również ze względów praktycznych, wskazane jest wpisywanie, w pole „temat” informacji dotyczącej treści. Pozwala to określić zawartość wiadomości jak również ułatwia odbiorcy, jak i Tobie znalezienie zarchiwizowanej korespondencji dotyczącej danego tematu. Pisząc maila należy pamiętać o zawarciu w nim informacji w sposób zwięzły, nieodbiegający od tematu, z zastosowaniem poprawnej pisowni oraz unikając WIELKICH LITER (w netykiecie oznaczają one krzyk). Czas reakcji na otrzymaną korespondencję nie powinien przekroczyć 48 godzin, choć bardziej wskazana jest jedna doba. Pamiętaj, że korespondencja elektroniczna jest formą podtrzymywania kontaktów interpersonalnych i z tego względu należy umieścić w niej słowa pozdrowienia, a po otrzymaniu oczekiwanej informacji, wysłać podziękowanie.
Kerry Gleeson, autor książki „Zrób to od razu” proponuje, by wyznaczać bloki czasowe na zajmowanie się pocztą elektroniczną. Radzi, by odpowiadać na maile trzy do czterech razy dziennie, dzieląc czas pracy nad nimi na bloki. Dzięki takiemu układowi dnia pracy jesteś w stanie odpowiedzieć na wiadomości pilne i ważne przed wyjściem z pracy.

Kilka zdań na temat odpowiedniej konfiguracji, która może wydatnie wspomóc zarządzanie mailami w ramach bloków czasowych – już niebawem ….[:]