PEP® poświęca bardzo dużo miejsca zarządzaniu pocztą elektroniczną . To najbardziej rutynowe z rutynowych działań bez którego nie wyobrażamy sobie dnia pracy. Z drugiej strony to obszar o ogromnym potencjale do poprawy efektywności. Zacznijmy od RAZU i od SIEBIE. Zanim wyślesz kolejnego maila zastanów się, jak Ty sam możesz wpłynąć na zwiększenie efektywności innych osób:

1. Czy w ogóle warto wysyłać tego maila ? Może szybciej załatwisz sprawę przez telefon?
2. Czy zamierzasz wysłać wiadomość tylko do tych osób, których to dotyczy?
3. Czy tekst wiadomości jest krótki i zrozumiały dla odbiorcy? (unikaj epickich opowieści wymagających literackiej analizy).
4. Czy adresat będzie wiedział jak zarchiwizować tę informację? Którego obszaru jego odpowiedzialności ta sprawa dotyczy?
5.Czy mail ma odpowiedni tytuł, który pomoże adresatowi na pierwszy rzut oka, bez czytania treści, zorientować się czego sprawa dotyczy?
6. Czy w treści maila jest zawarty termin realizacji, co ułatwi zaplanowanie czasu w kalendarzu?

Zgodnie z filozofią PEP®, jedna sprawa jeden mail!
Samych Empatycznych Maili! 🙂